A Justiça Eleitoral do Tocantins, estabelece a Política de Gestão Documental, pela Resolução nº 514, de 29 de julho de 2021 , conforme orientação do Conselho Nacional de Justiça, nos termos da Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, ao Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário e ao Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), que determina a adoção do Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, que é um conjunto de procedimentos normativos e técnicos capazes de manter autênticos os materiais digitais nele custodiados, de modo a preservá-los e dar acesso a eles pelo tempo necessário. Composta de duas plataformas: a de repositório digital (Archivematica), responsável pela preservação e manutenção dos documentos arquivísticos em longo prazo, e a de acesso na plataforma arquivística de descrição, difusão, acesso e transparência ativa de documentos e informações (AtoM).

O termo RDC-Arq foi criado com a Resolução CONARQ nº 43/2015 (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2015), que estabelece diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos digitais.

A implementação do RDC-Arq no Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, ocorreu no Programa de Gestão 2021-2023 do TRE-TO , homologado pelo Presidente do TRE, com Plano Geral do Projeto -PGP, tramitando no SEI nº 0008845-86.2021.6.27.8000 e devido a importância da preservação do acervo documental de guarda permanente do TRE,  foram desenvolvidas várias ações desde o ano de 2017.

Foi instituído pela Portaria TRE-TO nº 560/2021 , o Grupo de Trabalho para realização de estudos e identificação das medidas necessárias à implementação do repositório arquivístico digital confiável – RDC-Arq para a gestão e o tratamento arquivístico de documentos e mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, com observância de garantia de acesso às partes no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins.

Instalação do Atom e Archivematica

No dia 28 de outubro de 2021, o Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, realizou a instalação do Archivematica: implantou o Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) utilizando o sistema gratuito, livre e de código aberto Archivematica, objetivando a preservação e o acesso de longo prazo aos documentos digitais de forma confiável, autêntica e segura.

Como plataforma de acesso aos documentos digitais, foi implantado o AtoM, abreviatura de Access to Memory, que permite a descrição normalizada de arquivos e funciona em ambiente Web. Nele será possível consultar o acervo documental custodiado pela Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA), da Coordenadoria de Gestão da Informação (COGIN), da Secretaria Judiciária e Gestão da Informação (SJI) do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins. Assim, através do AtoM é possível ter acesso à recuperação da informação pelo próprio usuário.

O AtoM do TRE-TO está disponível em http://acervo.tre-to.jus.br .

Ações:

A gestão da continuidade de negócios provê mecanismo de resposta para situações em que uma eventual emergência ou interrupção em suas atividades, por determinado intervalo de tempo, possa ter impacto elevado nas entregas de um processo da cadeia de valor da instituição. Nesse sentido, a fim de orientar, identificar, avaliar, tratar, monitorar e comunicar os riscos institucionais, incorporando a visão de riscos à tomada de decisão, em conformidade com as melhores práticas adotadas no setor público, a Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo – SEBIA, elaborou um Guia de Gerenciamento de Riscos e Resgate de Acervos (arquivístico, museológico e bibliográfico) nos termos da Resolução TRE-TO nº 472/2020.