RESOLUÇÃO Nº 514, 29 DE JULHO DE 2021

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 23, III, define que é competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, incluindo o Poder Judiciário, proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 5º, XIV e XXXIII, garante o acesso à informação como direito fundamental, seja de interesse particular ou de interesse geral ou coletivo;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 215, determina que o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, assim como a defesa e valorização do Patrimônio Cultural brasileiro;

CONSIDERANDO que os acervos documentais do Poder Judiciário constituem Patrimônio Cultural e Histórico, que devem ser preservados em conformidade com o art. 216, § 1º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que cabe à Administração Pública promover a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159/91, que estabelece a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a referida Lei dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e, no seu art. 10, define como inalienáveis e imprescritíveis os documentos considerados de valor permanente, e estabelece a necessidade de preservação dos documentos, facultando o acesso aos interessados;

CONSIDERANDO que o art. 62 da Lei nº 9.605/1998 tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 11.419/2006 sobre geração, tramitação, acesso e guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

CONSIDERANDO que a Lei nº 12.527/2011 estabelece a obrigação de o Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

CONSIDERANDO o contido na Lei nº 12.682/2012, que disciplina a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, com a alteração imposta pela Lei nº 13.874/2019, regulamentada pelo Decreto nº 10.278/2020;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso em longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;

CONSIDERANDO a necessidade de implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) nos órgãos do Poder Judiciário, em atendimento ao disposto nas normativas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e em normas internacionais;

CONSIDERANDO a necessidade de os órgãos do Poder Judiciário instituírem ambientes físico e virtual de preservação e divulgação de informações relativas à memória produzidas ou custodiadas pelo órgão, seja por meio de Museus, Memoriais ou Centros de Memória, de caráter informativo, educativo e de interesse social (Art. 40 da Resolução CNJ nº 324/2020);

CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais;

CONSIDERANDO a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a proteção de dados pessoais (LGPD);

CONSIDERANDO a Resolução CNJ nº 324, de 30 de junho de 2020, que dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Promane) e seus instrumentos;

CONSIDERANDO o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário e do Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO o Manual Gestão documental na Justiça Eleitoral : organização e diretrizes.

RESOLVE:

CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Instituir a Política de Gestão Documental e de Gestão de Memória e dispor sobre as diretrizes para a implantação dos Programas de Gestão Documental e de Gestão de Memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e de Gestão de Memória do Poder Judiciário (PRONAME).

Art. 2º Para os fins desta Resolução considera-se:
I - Gestão Documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação;
II - Gestão de Memória: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, conservação, restauração, reserva técnica, comunicação, ação cultural e educativa.
III - Arquivo corrente: conjunto de documentos que se encontram nas unidades produtoras ou gestoras e que são consultados com frequência, estando em tramitação ou não;
IV - Arquivo intermediário: conjunto de documentos que não são de uso corrente nas unidades produtoras ou gestoras e que aguardam a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente;
V - Arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação;
VI - Avaliação: processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos e de sua frequência de uso, visando a estabelecer seus prazos de guarda e destinação final;
VII - Metadados: dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e preservar outros dados ao longo do tempo;
VIII - Ciclo Vital dos Documentos: sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação;
IX - Transferência: passagem de documentos da fase corrente para a fase dos prazos de guarda e a destinação final;
X - Recolhimento: passagem de documentos da fase intermediária para a fase permanente;
XI - Eliminação: descarte de documentos, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, considerados sem valor permanente após os procedimentos de avaliação e seleção, considerados sem valor secundário;
XII - Plano de Avaliação e Destinação dos Documentos - Tabela de Temporalidade Documental (TTD): instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos;
XIII - Plano de Classificação de Documentos (PCD): esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;
XIV - Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
XV - Plano de Amostra Estatística: critério adotado para definir o universo de que serão utilizados para a extração da amostra representativa;
XVI - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo tempo;
XVII - Cadeia de Custódia: mecanismo garantido de que os documentos não sofrerão alterações desde a sua criação até a fase de arquivamento e o cumprimento do prazo de guarda;
XVIII - Memória Institucional: conjunto de atividades que conserva a história institucional, reforçando a identidade da Instituição e fortalecendo o relacionamento e os vínculos entre os seus colaboradores e toda a sociedade;
XIX - Musealização: processo de atribuição de valores a documentos, a partir do momento de sua aquisição como parte do acervo museológico;
XX - Acervo Museológico: bens materiais caracterizados como documentos que, ao serem incorporados aos museus, perderam as suas funções originais e ganharam outros valores simbólicos, artísticos, históricos e/ou culturais, passando a corresponder ao interesse e objetivo de preservação, pesquisa e comunicação de um museu;
XXI - Plano Museológico: ferramenta de planejamento estratégico utilizada para a estruturação dos trabalhos realizados com acervos museológicos.
XXII - Patrimônio Material: constitui-se de bens imóveis - monumentos, edifícios, sítios arqueológicos - e bens móveis: mobiliário, obras de arte, documentos, objetos históricos e outros.
XXIII - Patrimônio Imaterial: composto por manifestações em saberes, ofícios e modos de fazer, celebrações e lugares, tais como mercados, feiras e santuários, que abrigam práticas culturais coletivas.
XXIV - Patrimônio Histórico: conjunto de bens, incluindo documentos, objetos e edificações, que simboliza um esforço de representação sociocultural de determinada comunidade a partir do Estado, podendo denotar conquistas heroicas, ou destacar grandes homens e governantes.
XXV - Instrumentos de Pesquisa: meios que contribuem para a promoção do acesso ao acervo, documentos e serviços arquivísticos desenvolvidos por um órgão;
XXVI - Inventário: instrumento de registro dos objetos de um acervo museológico, caracterizados como bens culturais.
XXVII - Item: mobiliário ou objeto antes de sua incorporação ao acervo museológico.
XXVIII - Peça: documento, mobiliário ou objeto após a sua incorporação ao acervo museológico.
XXIX - Conservação Preventiva: conjunto de medidas que tem por objetivo manter as condições ideais para a guarda e o manuseio de documentos, de forma a retardar a degradação dos suportes.
XXX - Preservação: processo que visa garantir a integridade de um documento ou de outro Patrimônio Cultural, protegendo-o de riscos e danos;
XXXI - Preservação Digital: é o processo que garante o acesso futuro a acervos e arquivos digitais, independentemente de serem versões digitais ou digitalizadas;
XXXII - Autenticidade: qualidade de um documento arquivístico que se propõe a ser e que está livre de adulteração;
XXXIII - Espaços de Memória: arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, centros de memória, centros culturais e gestão documental dos órgãos do Poder Judiciário;
XXXIV - Unidades de Memória: museu, memorial ou centro de memória;
XXXV - Valor primário: aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o respectivo tribunal que os autos ou documentos tenham;
XXXVI - Valor secundário: aquele atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas; e
XXXVII - Documento arquivístico digital: aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como seu instrumento ou resultado, em suporte digital dotado de organicidade.

Art. 3º A Gestão Documental e a Gestão de Memória da Justiça Eleitoral do Tocantins observarão as normas definidas no Proname, o qual é regido pelos seguintes princípios e diretrizes:
I - garantia de acesso às informações necessárias ao exercício de direitos;
II - promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;
III - produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;
IV - intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do Patrimônio Histórico e Cultural e da área da ciência da informação;
V - interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da museologia, da arquivologia, do direito, da gestão cultural, da comunicação social e da tecnologia da informação;
VI - guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;
VII - manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;
VIII - classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;
IX - manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando garantir os requisitos arquivísticos e a presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;
X - padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;
XI - adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;
XII - garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;
XIII - capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;
XIV - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus);
XV - constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão de Memória, assim como de Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD);
XVI - fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de Museus, Memoriais, Espaços de Memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos Arquivos judiciais.
XVII - favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos;
XVIII - compartilhamento de técnicas das ciências da informação, arquivologia, biblioteconomia,
museologia, história, antropologia e sociologia para agregar valor informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;
XIX - colaboração e interação entre as unidades de Memória e de Arquivo;
XX - promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural do Poder Judiciário e respectiva divulgação;
XXI - promoção de encontros e seminários para intercâmbio de experiências; e
XXII - registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do Conselho Nacional de Justiça.

CAPÍTULO II
DA GESTÃO DOCUMENTAL
Seção I
Da Organização e do Funcionamento

Art. 4º São atribuições da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA):
I - elaborar o Programa de Gestão Documental, observadas as diretrizes traçadas pela Comissão Permanente de Avaliação de Documental (CPAD);
II - propor, em conjunto com a CPAD e a Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, as normas para o tratamento arquivístico dos documentos eletrônicos, observada a legislação vigente;
III - difundir as normas e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;
IV - apoiar as atividades desenvolvidas pela CPAD;
V - gerenciar, com apoio da unidade de arquivo, a documentação de fase intermediária e permanente do arquivo central;
VI - assegurar a capacitação necessária aos servidores responsáveis pela execução do programa de gestão documental; e
VII - orientar quanto à identificação do caráter histórico, cultural e acadêmico dos documentos da Justiça Eleitoral do Tocantins no que se refere ao tratamento, disponibilização de acesso, descrição do acervo e difusão da informação.

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) será constituída por ato da Presidência e composta por, no mínimo:
I - um servidor da unidade da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo;
II - um servidor da unidade de Tecnologia da Informação;
III - um servidor dos Cartórios Eleitorais;
IV - um servidor graduado em curso superior de História;
V - um servidor graduado em curso superior de Direito; e
VI - um servidor graduado em curso superior de Arquivologia.
Parágrafo único. Os membros da Comissão atuarão na CPAD sem prejuízo de suas atribuições perante as respectivas unidades de lotação.

Art. 6º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD):
I - propor alterações ao Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) e à Lista de Documentos Vitais (LDV), submetendo-os ao CGD-JE;
II - orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
III - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
IV - analisar, aprovar e publicar os editais de eliminação de documentos;
V - apreciar pedidos de preservação e alienação dos documentos a serem eliminados;
VI - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme o Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD);
VII - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão de memória.
§ 1º A publicação de edital de ciência de descarte de documentos, que tem por objetivo dar publicidade ao ato de descarte de documentos arquivísticos sob a guarda e custódia do tribunal, será feita no sítio do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

§ 2º Os instrumentos de gestão documental produzidos ou alterados deverão ser encaminhados para aprovação do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins e publicação, após recomendação do Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (CGD-JE).

Seção II
Dos Instrumentos do Programa de Gestão Documental

Art. 7º São Instrumentos do Programa de Gestão Documental:
I - os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais,
bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;
II - o Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da Justiça Eleitoral do Tocantins;
III - o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder Judiciário;
IV - a Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada para Processos Judiciais da Justiça Eleitoral;
V - a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos;
VI - a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos;
VII - o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
VIII - o Plano para Amostra Estatística Representativa;
IX - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.

Seção III
Dos Documentos da Justiça Eleitoral do Tocantins

Art. 8º Os documentos da Justiça Eleitoral do Tocantins são classificados como
I - correntes;
II - intermediários;
III - permanentes.

Art. 9º. Os documentos e processos, classificados como de guarda permanente, constituem patrimônio cultural nacional e compõem o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral (FHJE), devendo ser custodiados em locais com condições físicas e ambientais adequadas e disponibilizados para consulta, de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação.

Art. 10. São documentos de guarda permanente:
I - o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas armazenados em base de dados;
II - os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;
III - os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas;
IV - os atos de ajuste: contrato, convênio e outros acordos em que o Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins for parte;
V - os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos do Estado do Tocantins;
VI - os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário; e
VII - os documentos e os processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação.

Art. 11. Tendo em vista a conservação, os documentos de guarda permanente somente poderão ser retirados da unidade do Arquivo Central, em caráter excepcional, nas seguintes hipóteses:

I - por empréstimo, no âmbito interno deste Tribunal, quando a disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;
II - para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança;
III - para tratamento técnico específico.

Art. 12. São documentos de arquivo todos os registros de informações resultantes dos processos de trabalho, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ou acumulados pelas unidades deste Tribunal.

Art. 13. Quanto à Transferência e ao Recolhimento de Documentos ao Arquivo Central, serão recebidos documentos das unidades que seguiram as orientações dos normativos que tratam deste tema.

Art. 14. Não poderá ser eliminado, transferido ou recolhido documento arquivístico produzido e/ou recebido pelo Tribunal no exercício de suas atividades sem a devida análise do Plano de Classificação das Informações e dos Documentos, Plano de Avaliação das Informações e Documentos - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da Justiça Eleitoral do Tocantins.

Art. 15. Os prazos mencionados na Tabela de Temporalidade de Documentos contam-se da data da produção do documento.

Art. 16. O Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins poderá estabelecer convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural, social e universitário para auxílio nas atividades de gestão documental, sob coordenação e supervisão das CPAD e da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo.
§ 1º Os convênios de que se trata o caput terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial, sendo vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental.
§ 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, assim como às liberdades e às garantias individuais.
§ 3º É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos.
§ 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo se houver novo convênio.

Seção IV
Da Avalição, Destinação e Eliminação dos Documentos

Art. 17. A avaliação é entendida como a análise dos documentos e processos judiciais e administrativos, desde sua produção, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda e destinação final, sob orientação da CPAD e do Arquivo Central, de acordo com a atribuição de valores primários e secundários.
Parágrafo único. Finda a avaliação e observados os procedimentos estabelecidos nesta Resolução, poderá haver eliminação de documentos destituídos de valor secundário.

Art. 18. Os processos com decisões transitadas em julgado serão definitivamente arquivados quando não necessitarem de diligência do juízo processante, da secretaria judiciária e de terceiros, conforme a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.

Art. 19. A guarda e a destinação final de documentos e processos judiciais e administrativos observarão o Plano de Avaliação e Destinação - Tabela de Temporalidade das áreas meio e fim da Justiça Eleitoral do Tocantins.

Art. 20. A eliminação de documentos, prevista na TTD, somente deverá ser realizada após a manifestação da Comissão Permanente de Gestão de Memória acerca da listagem de eliminação de documentos, apresentada pela Comissão Permanente de Avaliação Documental.

Art. 21. Qualquer documento arquivístico, físico ou digital, apenas poderá ser eliminado se houver previsão no Plano de Avaliação e Destinação - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).
§ 1º É vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.
§ 2º Os sistemas informatizados deverão adotar a TTD para os documentos digitais, utilizando as mesmas nomenclaturas e temporalidade.
§ 3º Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo poderá ser alterada pela CPAD mediante justificativa, quer para majorar o referido prazo de guarda, quer para torná-la permanente.
§ 4º A eliminação de documentos deverá ocorrer somente após a conclusão do processo de classificação, avaliação e seleção documental, realizado pelas unidades, sob orientação da CPAD.
§ 5º Após aprovada a eliminação pela CPAD, deverá ser publicado Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário de Justiça Eletrônico (DJE) deste Tribunal, e disponibilizado o inteiro teor da Listagem de Eliminação de Documentos no sítio do TRE-TO, na intranet e internet.
§ 6º O edital de eliminação fixará o prazo de quarenta e cinco dias para eventual solicitação de documentos pela parte interessada.

Art. 22. O descarte de documentos, no âmbito deste Tribunal, será realizado pela Comissão Permanente de Avaliação Documental após manifestação da Comissão Permanente de Gestão de Memória, conforme o disposto no inciso X do art. 47 desta Resolução.

Art. 23. A eliminação dos processos com decisões transitadas em julgado deverá ser precedida do registro de dados e das informações processuais no sistema processual e do atendimento às exigências da Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos, de forma que, a qualquer tempo, seja possível a expedição de certidões sobre o processo, observando-se as regras no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
§ 1º Será consignado o prazo de quarenta e cinco dias corridos, a contar da publicação do edital, para o atendimento de solicitações de documentos ou processos pelas suas partes, após o qual o documento poderá ser eliminado.
§ 2º No prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação, é facultado às partes interessadas, às suas expensas, formular requerimento à CPAD ou ao Arquivo para obtenção de cópias de peças dos autos judiciais, desentranhamento de documentos ou expedição de certidões.
§ 3º Não será autorizada carga de processos incluídos nos editais de eliminação de documentos no prazo compreendido entre a data da publicação do edital e a data prevista para a eliminação.

Art. 24. Do conjunto documental destinado à eliminação deverá ser retirada uma amostra estatística representativa para preservação, com objetivo de representar as funções e atividades deste órgão em determinado período (Item 8.5.1 do Manual de Gestão Documental - CNJ).

Art. 25. A eliminação de documentos sob a guarda dos Cartórios Eleitorais deverá ser processada conforme o disposto nesta Resolução e nos instrumentos de gestão documental deste Regional.

Art. 26. É vedado o descarte de documentos que estejam em tramitação, tenham pendências ou estejam sob litígio ou investigação.

Art. 27. A eliminação de documentos arquivísticos físicos deverá obedecer a critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado.
§ 1º Os documentos físicos a serem eliminados deverão ser descaracterizados por meio da trituração ou de outro procedimento que impeça a identificação do seu conteúdo, vedada a incineração.
§ 2º A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

Art. 28. Na eliminação dos documentos arquivísticos digitais, as informações deverão ser efetivamente indisponibilizadas, não implicando, porém, a eliminação de seus metadados.

Art. 29. Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar autos de processos e demais documentos de guarda permanente, de forma dolosa.

Art. 30. Do conjunto documental destinado à eliminação deverá ser retirada uma amostra estatística representativa para preservação, com objetivo de representar as funções e atividades deste órgão em determinado período (Item 8.5.1 do Manual de Gestão Documental - CNJ).

Art. 31. Nos casos de eliminação de documentos, observar-se-ão os critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica, por meio da reciclagem do material descartado.
§ 1º A destruição de documentos institucionais realizar-se-á por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
§ 2º A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

Seção V
Da Política de Preservação de Digital

Art. 32. A preservação digital o conjunto de procedimentos e operações técnicas que promovam a salvaguarda do acervo arquivístico digital, assegurando a integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo bem como proteção contra falhas de suporte, perda física e obsolescência tecnológica.
§ 1º A gestão documental de processos e documentos em meio digital consiste em procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fases corrente e intermediária, visando ao recolhimento para guarda permanente ou à eliminação.
§ 2º Documento arquivístico digital é aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como seu instrumento ou resultado, em suporte digital dotado de organicidade.

Art. 33. São objetivos da Política de Preservação de Documentos Digitais do Tribunal:
I - garantir a integridade, autenticidade, fidedignidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos digitais;
II - garantir, de forma contínua e permanente, a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos;
III - viabilizar a transparência ativa, por meio da integração com as plataformas de descrição e acesso, como Atom;
IV - reduzir os riscos relacionados à segurança, ao acesso não autorizado, à perda de informação, à obsolescência de formatos, entre outros;
V - assegurar a manutenção da relação orgânica existente entre os documentos arquivísticos;
VI - adequar a Instituição às normas e aos padrões arquivísticos nacionais e internacionais.

Art. 34. Os documentos eletrônicos e digitais, produzidos ou capturados em sistemas computacionais utilizados pelo Tribunal adotarão os Planos de Classificação de Documentos (PCD) e as Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) instituídos pelo Órgão.

Art. 35. Os processos digitais de guarda permanente não poderão ser eliminados, nos termos do artigo 25 da Lei nº 8.159/91.

Art. 36. Os sistemas informatizados e todos os sistemas de negócio que produzem documentos arquivísticos na Justiça Eleitoral do Tocantins deverão adequar-se às normativas do Conselho Nacional de Arquivos e conter módulos de gestão documental que contemplem, no mínimo, os planos de classificação e plano de avaliação e destinação - tabela de temporalidades deste órgão.
Parágrafo único. A distribuição dos processos obedecerá ao disposto nas normativas do Conselho Nacional de Justiça, observada a obrigatoriedade de classificação do processo com base nas respectivas Tabelas Processuais Unificadas e automática indicação do prazo de guarda, observando-se, no mínimo, os prazos previstos na Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área Fim (TTDU).

Art. 37. Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão requisitos de autenticidade definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário - Moreq-Jus.

Art. 38. Para fins de preservação digital, este Tribunal adotará Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo.

Seção VI
Da Gestão e Preservação dos Documentos Digitais

Art. 39. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação deste Tribunal:
I - armazenar adequadamente os documentos eletrônicos;
II - disponibilizar ferramentas de gestão documental nos sistemas informatizados corporativos;
III - prover controles de acesso e procedimentos de segurança que garantam a integridade dos documentos eletrônicos, tais como controles técnicos e programáticos e manutenção de trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança.

Seção VII
Da Conversão do Suporte

Art. 40. Os procedimentos de digitalização de documentos e processos físicos deverão ser realizados de modo a garantir a integridade e a autenticidade, observando os critérios estabelecidos pelo Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, e o disposto no Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário.
§ 1º Os autos físicos digitalizados para tramitação eletrônica não poderão ser objeto de arquivamento definitivo até o trânsito em julgado.
§ 2º A CPAD emitirá orientações para a correta digitalização de documentos e processos pelas unidades.

Art. 41. A guarda do documento, independentemente do suporte físico, deverá garantir a sua autoria, integridade e tempestividade.

Art. 42. Os procedimentos para classificação, acesso, inserção de dados nos sistemas eletrônicos, manuseio, reprodução, transporte, arquivamento e guarda de documentos e processos no âmbito deste Órgão, deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça.

Art. 43. A emissão de certidões, juntadas e desentranhamento de peças processuais referentes aos autos findos, definitivamente arquivados, são de responsabilidade das unidades processantes.

Parágrafo único. A emissão de certidões em relação a processos já eliminados é de responsabilidade do Arquivo.

CAPÍTULO III
DA GESTÃO DE MEMÓRIA
Seção I
Da Organização e Funcionamento

Art. 44. Compete a Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA) a manutenção dos ambientes físico e virtual, o Espaço Memória e o Museu Virtual, os espaços de preservação e divulgação de informação relativa à memória, produzidas ou custodiadas pela Justiça Eleitoral do Tocantins, de caráter informativo, educativo e de interesse social.

Art. 45. A composição da Comissão de Gestão de Memória deverá ser multidisciplinar, envolvendo áreas de conhecimentos variados, como Direito, História, Arquivologia, Museologia, Biblioteconomia, Administração, Comunicação Social, Arquitetura e outros, com observância do disposto no artigo 39, § 1º da Res. CNJ nº 324/2020, será constituída por ato da Presidência, composto por, no mínimo:
I - um servidor da unidade de Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo;
II - um servidor da unidade de Tecnologia da Informação;
III - um servidor da unidade da Assessoria de Comunicação;
IV - um servidor graduado em curso superior de História;
V - um servidor graduado em curso superior de Direito;
VI - um servidor graduado em curso superior de Arquivologia.

Art. 46. São atribuições da Comissão de Gestão de Memória:
I - coordenar a política de Gestão de Memória do Tribunal, de acordo com as resoluções do Conselho Nacional de Justiça, e em conformidade com os Manuais de Gestão de Memória e Documental do Poder Judiciário;
II - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Biblioteca, Memória, Arquivo e Gestão Documental deste Tribunal;
III - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente do Tribunal;
IV - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;
V - coordenar a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional;
VI - elaborar, atualizar, publicar na internet e intranet do Tribunal as normas e instrumentos da gestão de memória;
VII - encaminhar proposições complementares ao programa e à presente Resolução para apreciação da Presidência do Tribunal;
VIII - acompanhar a aplicação desta Resolução e sugerir medidas que entender necessárias;
IX - analisar, avaliar e destinar os pedidos de incorporação de documentos e peças ao acervo histórico dos espaços de memória do Tribunal, sejam elas produzidas ou recebidas por doação, permuta, legado ou transferência;
X - analisar os editais de eliminação de documentos e processos para evitar o descarte de documentos de possível valor histórico;
XI - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão de Memória;
XII - realizar o trabalho de História Oral do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins;
XIII - propor juntamente com a Comunicação Institucional projetos de realização de vídeos ou registros individuais como forma de valorização e ampla visibilidade à Memória institucional e ao Patrimônio Cultural.
Parágrafo único. A Comissão de Gestão de Memória poderá requisitar servidores e o auxílio da CPAD para o exercício de suas atribuições.

Seção II
Dos instrumentos do Programa de Gestão de Memória

Art. 47. São instrumentos do Programa de Gestão de Memória:
I - o Plano Museológico: ferramenta de planejamento estratégico utilizada para a estruturação dos trabalhos realizados com acervos museológicos;
II - a Política de Acervo: disciplina os critérios de aquisição, doação e relevância do acervo;
III - a Gestão de Risco: processo de planejamento, organização, direção e controle dos recursos humanos e materiais de uma organização visando a minimizar os riscos sobre seu Patrimônio, seus recursos e sua atividade;
IV - o Selo Histórico: disciplina os critérios de avaliação de valor histórico aos acervos arquivísticos, bibliográficos, museológicos;
V - o Manual de Gestão de Memória do Poder Judiciário.

Seção III
Da Avaliação dos Documentos Históricos

Art. 48. À Comissão Permanente de Gestão de Memória compete a implantação do Selo Histórico ou marca de relevância a documentos do Poder Judiciário.
§ 1º O Selo Histórico consiste na marcação incluída em documentos e processos administrativos e judiciais com a finalidade de melhor identificação, conferindo-lhes destaque para preservação e difusão.
§ 2º A informação da "guarda permanente ou histórica" deverá acompanhar todos os documentos assim avaliados, com registros nos sistemas processuais judiciais e administrativos.

Art. 49. A manifestação da Comissão Permanente de Gestão de Memória sobre possíveis itens históricos deverá preceder à eliminação de todos os materiais em desfazimento, incluindo mobiliário, utensílios domésticos, livros, materiais médico/hospitalares, de informática e outros.

Art. 50. Compete à Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo orientar as unidades do Tribunal e zonas eleitorais sobre a necessidade de sinalização quanto a possibilidade de valor histórico dos documentos administrativos, segundo o processo de criação do Selo de Acervo Histórico.

Seção IV
Do Portal da Memória

Art. 51. A Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo, em parceria com a Comunicação Institucional, providenciará a criação do Portal da Memória no sítio do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, com entrada denominada "Memória" - denominação unificada para todo o Poder Judiciário, conforme item 10.5 do Manual de Gestão de Memória do Conselho Nacional de Justiça.
§ 1º O Portal de Memória do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins deverá ser criado separadamente das páginas já existentes das áreas dos espaços de memória do Museu, Biblioteca e Arquivo, e deverão constar os acessos diretos (links) a todos esses espaços de memória, que também poderão manter suas páginas com os acessos diretos ao Portal de Memória e vice-versa.
§ 2º O Portal da Memória congregará todas as ações e iniciativas relacionadas com a gestão documental, gestão de memória, biblioteca, arquivo, produções da comunicação social e demais conteúdos relacionados à memória institucional, que muitas vezes se encontram dispersos no sítio eletrônico do órgão;
§ 3º A manutenção e atualização dos conteúdos no Portal da Memória será de responsabilidade da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo (SEBIA).

Art. 52. O Portal de Memória deverá agregar e compilar, pelo menos, o conteúdo a seguir indicado, o qual deverá ser atualizado permanentemente, sem prejuízo das especificidades de cada órgão do Poder Judiciário:
I - história do Tribunal: criação e instalação inseridas no contexto da história do país e regional e do respectivo ramo do Poder Judiciário e desenvolvimento da organização ao longo do tempo;
II - símbolos do Tribunal: como bandeira, hino, logomarcas etc. com respectiva contextualização;
III - comissão de gestão de memória: ato de instituição, componentes, atribuições etc;
IV - museu, memorial ou centro de memória do Tribunal: informações mínimas acerca do ambiente físico de preservação da Memória com localização, horário de funcionamento e atendimento, histórico, normas, plano museológico etc.;
V - biblioteca: informações sobre funcionamento e atendimento, elenco de obras físicas e digitais sobre história e memória do Tribunal com acesso àquelas virtuais;
VI - arquivo: informações sobre atividades da unidade e sobre o acervo de guarda permanente;
VII - unidade de Gestão Documental: informações sobre as atividades da unidade;
VIII - comissão permanente de avaliação documental: atribuições, composição e normativos;
IX - centro cultural: informações sobre funcionamento, atendimento, iniciativas, eventos e programas, se houver;
X - ambiente virtual de divulgação do acervo ("Museu virtual"): parte destinada ao Patrimônio Cultural do órgão composto pelos acervos de natureza arquivística, bibliográfica ou museológica, tais como documentos judiciais e administrativos históricos, atos normativos históricos, objetos, livros, condecorações, fotografias, galeria de retratos, biografias de Magistrados, histórico de Comarcas etc;
XI - patrimônio cultural imobiliário: informação sobre os espaços arquitetônicos importantes para a
História e Memória do órgão, tanto da sede, quanto de suas unidades, inclusive aqueles tombados;
XII - difusão cultural: informações sobre atividades do órgão relacionadas à Memória, à Cultura e às Artes em geral;
XIII - ações socioeducativas: informações detalhadas sobre a realização das ações;
XIV - publicações: informações sobre produtos impressos ou digitais com relevância para a história e a Memória institucional, inclusive catálogos de exposições e de acervos, com disponibilização de acesso integral à leitura no caso daqueles digitais;
XV - fotografias: coleção de fotografias históricas da instituição, devendo-se observar a legislação de direitos autorais e de imagem;
XVI - vídeos: repositório ou acesso (link) a vídeos produzidos acerca da história e da Memória do Tribunal;
XVII - notícias: repositório ou acesso (link) a notícias sobre a história, memória e personalidades do
órgão produzidas ou não pelo respectivo setor de Comunicação Social;
XVIII - artigos e estudos acadêmicos sobre a história do Tribunal e seus acervos com repositório ou indicação dos respectivos acessos (links);
XIX - normativos vigentes: relacionados às políticas e execução das atividades de gestão de memória e de gestão documental do Tribunal;
XX - Dia da Memória do Poder Judiciário: informações de ações e projetos realizados para as comemorações, inclusive com as notícias publicadas pelo órgão organizadas anualmente;
XXI - programas, campanhas e exposições relacionados à Memória do Tribunal: história oral, exposições virtuais realizadas etc.;
XXII - redes sociais: indicação de acesso às redes sociais do Tribunal e repositório das postagens;
XXIII - eventos: espaço para eventos, seminários, webinários relacionados à Memória;
XXIV - Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) do Conselho Nacional de Justiça: acesso (link) à página do Programa.

 

Seção V
Da Implantação do Programa

Art. 53. A implantação do Programa de Gestão de Memória ocorrerá de forma gradativa, seguindo-se planejamento apresentado pela Comissão Permanente de Gestão de Memória do Tribunal.
§ 1º Caberá à Comissão Permanente de Gestão de Memória elaborar anualmente projetos de ação de preservação de Memória com colaboração da Seção de Biblioteca, Memória e Arquivo, da Gestão Documental e da Comunicação Institucional.
§ 2º. No planejamento anual deverá constar plano de ação para a celebração do Dia da Memória do Poder Judiciário em 10 de maio, data instituída pela Resolução CNJ nº 316/2020.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 54. As disposições constantes desta Resolução serão aplicadas e interpretadas em consonância com as finalidades e princípios estabelecidos na Lei nº 12.527/2011, de modo a garantir aos cidadãos e à sociedade, de forma concreta, o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º c/c o inciso II do § 3º do art. 37 e § 2º do art. 216, todos da Constituição Federal.

Art. 55. Deverão ser respeitados os critérios da Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de dados (LGPD) - na disponibilização de documentos arquivísticos a usuários externos, sejam eles documentos físicos ou digitais.

Art. 56. As normas desta Resolução serão amplamente divulgadas pela Assessoria de Comunicação do Tribunal, conforme orientação da Comissão Permanente de Avaliação de Documental e da Comissão Permanente de Gestão de Memória, com a finalidade de instruir todos os servidores acerca de sua melhor utilização.

Art. 57. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência deste Tribunal.

Art. 58. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

Palmas, 29 de julho de 2021.

Desembargador HELVÉCIO DE BRITO MAIA NETO-Presidente; Desembargador EURÍPEDES DO CARMO LAMOUNIER-Vice-Presidente/Corregedor Regional Eleitoral; Juíza ANA PAULA BRANDÃO BRASIL; Juiz JOSÉ MÁRCIO DA SILVEIRA E SILVA; Juiz JOSÉ MARIA LIMA; Juiz ANTONIO PAIM BRÓGLIO; Juiz MÁRCIO GONÇALVES MOREIRA; DR. ÁLVARO LOTUFO MANZANO-Procurador Regional Eleitoral.