INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4, DE 31 DE AGOSTO DE 2021

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso X do art. 75 da Resolução nº 116/2007 (Regulamento da Secretaria),

CONSIDERANDO o disposto no artigo 30 do Regulamento da Secretaria, que define as competências da Seção de Protocolo e Expedição (SEPEX) quanto ao recebimento, registro, expedição e classificação de correspondências, processos e documentos, bem como a sua distribuição às unidades do Tribunal;

CONSIDERANDO a necessidade de normatizar os procedimentos de protocolo, expedição e distribuição de documentos institucionais e no âmbito da Secretaria do Tribunal, a fim de promover a melhoria contínua na gestão da informação;

CONSIDERANDO a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a proteção de dados pessoais (LGPD),

RESOLVE:

Art. 1º As atividades de protocolo, distribuição e expedição de correspondências na Secretaria do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins serão efetuadas pela Seção de Protocolo e Expedição (SEPEX). Parágrafo único. Para os fins desta Instrução Normativa, o termo "correspondência" compreende os processos, materiais, cartas, impressos, faturas e demais documentos recebidos ou expedidos.

CAPÍTULO I

DAS CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS

Art. 2º A correspondência de caráter institucional será aberta pela SEPEX para conferência e processamento técnico.

Parágrafo único. É considerada de natureza institucional toda correspondência que estiver endereçada ao Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins ou a qualquer uma das suas unidades administrativas e que contenha o nome do destinatário acompanhado do respectivo cargo.

Art. 3º As correspondências institucionais, que necessitem de acompanhamento do trâmite, serão registradas no Sistema Eletrônicos de Informações (SEI).

Art. 4º Após recebidas e protocolizadas, as correspondências serão distribuídas às unidades de destino.

Art. 5º As correspondências que contenham, nos respectivos envelopes, as inscrições "CONFIDENCIAL", "SIGILOSO" ou expressão equivalente e, ainda, as destinadas à Ouvidoria Eleitoral, e as referentes aos procedimentos licitatórios não serão abertas e, se registradas pelo destinatário, serão classificadas como em caráter RESTRITO.

Art. 6º As correspondências institucionais recebidas na SEPEX já abertas ou adulteradas serão certificadas e encaminhadas à unidade de destino.

Art. 7º É vedada à SEPEX a expedição e recebimento de correspondências e/ou encomendas particulares.

Parágrafo único. A SEPEX não responderá pela eventual perda ou extravio de correspondência particular de servidor, colaborador, terceirizado ou estagiário, tampouco pela perda de prazo ocasionada pela entrega intempestiva ao destinatário.

CAPITULO II

DA EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

Art. 8º Todos os documentos protocolados e recebidos nas unidades do Tribunal que necessitem ser expedidos às zonas eleitorais ou a órgãos externos, deverão ser encaminhados à SEPEX.

Art. 9º Para o envio de documentos ou materiais deverão ser adotados os seguintes procedimentos:

I - O documento ou material a ser enviado deverá ser acondicionado em envelope ou embalagem, devidamente identificados o destinatário e o remetente com nome, endereço completo e código de endereçamento postal;

II - Os documentos identificados como sigilosos serão encaminhados em envelope lacrado contendo o termo "SIGILOSO", em destaque.

Art. 10. Os documentos expedidos serão, ainda, registrados em sistema de postagem para controle de envio, quando houver necessidade.

Art. 11. Os documentos serão recebidos pela SEPEX exclusivamente no horário regular de funcionamento da unidade.

Art. 12. A documentação que retornar ao Tribunal, proveniente de Cartórios Eleitorais e outros Órgãos, deverá ser entregue à Seção de Protocolo e Expedição para ser efetuado o registro e distribuição interna.

Art. 13. Os documentos a serem expedidos com "Aviso de Recebimento" (AR) deverão ser enviados à SEPEX com o formulário de AR devidamente preenchido com a declaração do seu conteúdo e identificação da unidade responsável pela sua expedição.

Parágrafo único. O Aviso de Recebimento será devolvido à unidade remetente assim que retornar ao Tribunal, imediatamente após a sua devolução pela ECT, desde que observadas as condições contidas no caput.

Art. 14. Os documentos expedidos e não entregues no destino, serão devolvidos à unidade remetente para ciência do motivo da devolução e demais providências.

Art. 15. Os casos excepcionais serão avaliados pela Coordenadoria de Gestão da Informação.

Art. 16. A fim de garantir a segurança das correspondências que tramitam pela SEPEX, fica terminantemente proibido o ingresso e a permanência, nas dependências daquela Seção, de pessoas estranhas aos serviços, sejam elas servidores ou não.

Art. 17. Os servidores lotados na SEPEX têm dever de sigilo sobre o conteúdo de quaisquer documentos aos quais tiverem acesso, em razão das suas atribuições.

Art. 18. Os casos omissos serão dirimidos pelo Diretor-Geral do Tribunal.

Art. 19. Esta Instrução Normativa entra em vigor 60 (sessenta) dias após sua publicação, ficando revogada a Instrução Normativa DG nº 01/2011.

Palmas, 31 de agosto de 2021.

JOSE MACHADO DOS SANTOS

Diretor-Geral