INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 2, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2019

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, inciso XV, do Regimento Interno,

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 7º da Lei nº 8.666/1993 e do art. 3º, XI, do Decreto nº 10.024/2019;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa de nº 05/2017, do Ministério de Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;

CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de padronizar os procedimentos e rotinas pertinentes ao planejamento dos processos de contratação no âmbito deste Regional;

CONSIDERANDO, por fim, a Portaria da Diretoria-Geral nº 51/2016, que instituiu comissão para a realização de estudos necessários, pesquisas e proposição de normativo sobre o planejamento de compras e contratações, nos termos do procedimento administrativo instruído no SEI nº 0030734-72.2016.6.27.8000.

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DO PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

Art. 1º O planejamento da contratação consistirá nas seguintes etapas:

I –estudos preliminares;

II –gerenciamento de riscos; e

III –termo de referência/projeto básico.

§1º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do planejamento da contratação, no que couber.

§2º Salvo o gerenciamento de riscos relacionado àfase de gestão do contrato, as etapas I e II do caput ficam dispensadas quando se tratar de:

a) contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666/1993; ou

b) contratações previstas nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666/1993.

§3º As contratações de serviços prestados de forma contínua, passíveis de prorrogações sucessivas, de que trata o art. 57 da Lei nº 8.666/1993, caso sejam objeto de renovação da vigência, ficam dispensadas das etapas I, II e III do caput, salvo o gerenciamento de riscos da fase de gestão de contratos.

Seção I
Dos procedimentos iniciais para elaboração do planejamento da contratação

Art. 2º A unidade demandante realizará os seguintes procedimentos iniciais do Planejamento da Contratação:

I - elaboração do Documento de Oficialização da demanda (DOD), conforme modelo do Anexo I, que contemple:

a) a justificativa da necessidade da contratação, considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso;

b) o quantitativo a ser contratado;

c) a previsão de data em que deve ser entregue o objeto ou iniciada a prestação dos serviços;

d) a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco; e

e) se necessário, a indicação do servidor a quem será confiada a fiscalização dos serviços, o qual poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação.

II- envio do DOD àSecretaria de Administração e Orçamento (SADOR).

Art. 3º Recebido o DOD, a SADOR deverá:

I - indicar o Integrante Administrativo para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - verificar se a demanda está incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano de Contratações; III –remeter os autos ao Diretor-Geral.

Art. 4º Recebido o DOD, o Diretor-Geral poderá:

I) caso a demanda esteja incluída no Plano de Contratações, instituir a Equipe de Planejamento da Contratação;

II) caso a demanda não esteja incluída no Plano de Contratações, aprovar provisoriamente o DOD e submeter sua decisão ao COGETIC para deliberação definitiva.

§1º Se o COGETIC confirmar a aprovação do Diretor-Geral, determinará a inclusão da demanda no Plano de Contratações

§2º Se o Diretor-Geral ou o COGETIC rejeitar a demanda, o processo será sobrestado ou arquivado na Unidade Demandante.

Seção II
Dos Estudos Preliminares

Art. 5º A equipe de Planejamento da Contratação deve realizar Estudos Preliminares conforme as diretrizes constantes do Anexo II.

§1º O documento que materializa os Estudos Preliminares deve conter, quando couber, o seguinte conteúdo: I - necessidade da contratação;

II - referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver; III - requisitos da contratação;

IV - estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte; V - levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI - estimativas de preços ou preços referenciais; VII - descrição da solução como um todo;

VIII - justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;

IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X - providências para adequação do ambiente do órgão; XI - contratações correlatas e/ou interdependentes; e XII - declaração da viabilidade ou não da contratação.

§2º Todos os Estudos Preliminares devem conter, no mínimo, o disposto nos incisos I, IV, VI, VIII e XII do §1º deste artigo.

§3º A equipe de planejamento da contratação deverá apresentar justificativas no próprio documento que materializa os Estudos Preliminares quando não contemplar quaisquer dos incisos de que trata o §1º deste artigo;

Seção III
Do Gerenciamento de Riscos

Art. 6º O Gerenciamento de Riscos é um processo que consiste nas seguintes atividades:

I - identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;

II - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;

III - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;

IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e

V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.

Parágrafo único. A responsabilidade pelo Gerenciamento de Riscos compete à equipe de Planejamento da Contratação.

Art. 7º O Gerenciamento de Riscos materializa-se no documento Mapa de Riscos.

§1º O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação: I - ao final da elaboração dos Estudos Preliminares; e

II - ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

§2º Para elaboração do Mapa de Riscos poderá ser observado o modelo constante do Anexo III.

Seção IV
Do Projeto Básico ou Termo de Referência

Art. 8º O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado a partir dos Estudos Preliminares, do Gerenciamento de Risco e conforme as diretrizes constantes do Anexo IV.

§1º Cumpre à Unidade Solicitante a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, com o auxílio da Equipe de Planejamento.

§2º A Unidade Solicitante avaliará a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação.

Art. 9º O Projeto Básico ou Termo de Referência deve conter os seguintes elementos, sem prejuízo de outros que melhor atendam às especificidades e complexidades de cada objeto:

I - definição do objeto, de forma clara, concisa e objetiva;

II - justificativa da contratação, com a demonstração da necessidade administrativa a ser suprida e os benefícios advindos do futuro contrato;

III - quantidade inicial e final a contratar ou a registrar, conforme o caso; IV –objetivo estratégico ao qual está vinculada a contratação;

V - previsão de apresentação de amostras, se necessária, com as devidas justificativas e critérios objetivos de julgamento;

VI - necessidade de vistoria por parte do licitante como condição para apresentar proposta, desde que devidamente justificada;

VII - local e condições de entrega ou forma de apresentação do produto ou de execução do serviço; VIII - prazos de entrega do objeto, de início da execução e da vigência contratual;

IX - condições para recebimento do objeto; X - garantias cabíveis;

XI - prazo e condições de pagamento;

XII - exigências relativas à capacidade técnica do licitante, quando for o caso; XIII - critérios de sustentabilidade ambiental, quando for o caso;

XIV - metodologia de execução, podendo-se adotar normas técnicas aplicáveis; XV - obrigações do contratante e da contratada;

XVI - hipóteses de inexecução parcial ou total do contrato, com respectivas penalidades aplicáveis; XVII - Instrumento de Medição de Resultados – IMR, quando for o caso;

XVIII - cronograma físico-financeiro, quando for o caso;

XIX - planilha detalhada de formação de preços, contendo custos unitários e total, com base na pesquisa de mercado,

quando for o caso;

XVIII - indicação do modelo de gestão do contrato, quando for o caso;

XIX - identificação do solicitante, contendo nome e assinatura do responsável pela elaboração do projeto básico/termo de referência.

Art. 10. A Unidade Solicitante será responsável pelo acompanhamento da tramitação do processo de contratação até o efetivo recebimento do objeto.

Seção V
Do Plano de Contratações

Art. 11. O Plano de Contratações do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins deverá ser elaborado no exercício anterior ao ano de sua execução, pela SADOR, de modo a incluir todas as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do TRE-TO, excluídas as contratações da Tecnologia da Informação.

§1º O Plano de Contratações deverá conter, no mínimo:

I – o objeto da contratação;

II –a indicação das unidades demandantes;

III – os prazos de entrega dos Termos de Referência ou Projetos Básicos de cada uma das contratações pretendidas;

IV – a indicação da fonte de recurso, de acordo com a proposta orçamentária do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

§2º O Plano de Contratações deverá ser submetido até o dia 30 (trinta) de novembro de cada ano ao COGETIC, que deliberará sobre as ações e os investimentos a serem realizados.

§3º Se o Plano de Contratações for aprovado pelo COGETIC, deverá ser enviado ao Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins para ciência, demais providência e posterior encaminhamento à SADOR, para publicação na intranet/internet. Além disso, cópia do plano aprovado deverá ser enviada às demais Secretarias deste Regional, objetivando o acompanhamento e o controle conjunto de sua execução.

§4º O Plano de Contratações poderá ser revisado sempre que necessário.

§5º O acompanhamento e o controle da execução do Plano de Contratações ficarão sob a responsabilidade da SADOR.

§6º As hipóteses de dispensa ou inexigibilidade de licitação abaixo dos limites previstos nos incisos I e II do artigo 24 da Lei nº 8.666/1993 serão aprovadas pelo Diretor-Geral, dispensada sua aprovação pelo COGETIC.

CAPÍTULO II
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12. O cumprimento dessa Instrução Normativa não exclui a observância das demais normas pertinentes.

Art. 13. Ficam aprovados os anexos dessa Instrução Normativa para auxiliarem os requisitantes de contratações e aquisições neste Regional, sendo:

I - Anexo I - Modelo de Documento de Oficialização da Demanda; II - Anexo II - Diretrizes para elaboração dos Estudos Preliminares; III - Anexo III - Modelo de Mapa de Risco; e

IV - Anexo IV - Diretrizes para elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico.

Art. 14. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 15. Revoga-se a Instrução Normativa nº 09, de 06 de novembro de 2018.

Palmas, 16 de dezembro de 2019

Desembargador EURÍPEDES LAMOUNIER

Presidente.

 

ANEXOS da Instrução Normativa nº 2, de 16 de dezembro de 2019

ANEXO I - Documento de Oficialização da Demanda (DOD)

ANEXO II - DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DOS ESTUDOS PRELIMINARES

ANEXO III - MODELO DE MAPA DE RISCO