INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 23 DE AGOSTO DE 2016

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições conferidas pelo art. 20, XIV, do Regimento Interno (Resolução nº. 282/2012), e

 

CONSIDERANDO as disposições contidas na Lei nº 8.666/1993, no Decreto nº 99.658/1990, alterado pelo Decreto nº 6.087/2007, e na Instrução Normativa nº 205/1988, da Secretaria da Administração Pública;

 

CONSIDERANDO ser essencial aprimoramento da gestão de materiais permanentes no âmbito deste Tribunal;

 

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar os procedimentos relativos à gestão patrimonial, definindo normas gerais sobre aquisição, registro, controle, guarda e conservação, movimentação e desfazimento de materiais permanentes do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

 

CONSIDERANDO, ainda, o contido nos autos do Processo SEI nº 0019108-90.2015.6.27.8000;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Instituir o Manual de Gestão de Materiais Permanentes, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, nos termos do Anexo I.

 

Art. 2º Determinar a obrigatoriedade da observância das normas e diretrizes contidas no referido Manual por todas as unidades administrativas incumbidas dos procedimentos relativos à aquisição, armazenamento, movimentação, distribuição e controle dos materiais permanentes.

 

Art. 3º Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

 

Art. 4º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário.

 

Desembargadora ÂNGELA PRUDENTE

Presidente

Palmas, 23 de agosto de 2016.

 

DESEMBARGADORA ANGELA PRUDENTE

Presidente

 

ANEXO

 

ANEXO I DA INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 23 DE AGOSTO DE 2016.

 

MANUAL DE GESTÃO DE MATERIAIS PERMANENTES

 

SUMÁRIO

 

I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

II - DAS DEFINIÇÕES

III - DA CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

IV - DA ENTREGA E DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS

V - DO REGISTRO PATRIMONIAL E DO TOMBAMENTO DE MATERIAIS

VI - DA DISPONIBILIZAÇÃO E DA SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS

VII - DO TERMO DE RESPONSABILIDADE E DA EMISSÃO DE “NADA CONSTA

VIII - DA RESPONSABILIDADE PELO USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO DE MATERIAIS

IX - DO EXTRAVIO OU AVARIA DE MATERIAL E DA APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE

X - DA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

XI - DA CESSÃO PROVISÓRIA DE MATERIAIS

XII - DA MANUTENÇÃO E BAIXA DE MATERIAIS

XIII - DA CONFERÊNCIA PERIÓDICA, DO LEVANTAMENTO FÍSICO E DO INVENTÁRIO ANUAL

XIV - DO DESFAZIMENTO DE MATERIAIS

XV - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

I - DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

 

1.1. O presente Manual dispõe sobre os procedimentos relativos à gestão patrimonial, definindo normas gerais sobre aquisição, registro, controle, guarda e conservação, movimentação e desfazimento de materiais permanentes no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

 

1.2. Os procedimentos aqui descritos foram estabelecidos com base nas disposições contidas na Lei nº 8.666/1993, no Decreto nº 99.658/1990, alterado pelo Decreto nº 6.087/2007, e na Instrução Normativa nº 205/1988, da Secretaria da Administração Pública.

 

II - DAS DEFINIÇÕES

 

2.1. Para efeito deste Manual considera-se:

 

a) Agente Responsável: juiz-membro, procurador, magistrado, promotor ou servidor que, em razão do cargo ou função que ocupa ou por indicação de autoridade superior, responda pela guarda, conservação e uso dos bens que a Administração do Tribunal lhe confiar;

b) Arrolamento de Bens: documento que relaciona todos os materiais permanentes existentes na Unidade de Localização, no qual constarão os dados relativos ao registro patrimonial, a situação física dos bens e as assinaturas do Agente Responsável e do Juiz Eleitoral. Deverá ser realizado anualmente, preferencialmente no mês de novembro, após solicitação da Comissão de Inventário;

c) Autorização de Saída: documento que autoriza a saída do material permanente das dependências do Tribunal, no qual constarão o nome do portador, o destino, a data da movimentação, os dados relativos ao registro patrimonial, bem como as assinaturas dos responsáveis;

d) Carga Patrimonial: rol de bens patrimoniados confiados pelo Tribunal a um Agente Responsável por uma unidade organizacional;

e) Material Permanente: aquele que, em razão de seu uso corrente, tem durabilidade e utilização superior a 2 (dois) anos.

f) SEI: Sistema Eletrônico de Informações;

g) Termo de Responsabilidade: instrumento administrativo, no qual é atribuída a responsabilidade pela guarda, conservação e uso do equipamento ou material permanente;

h) Termo de Transferência: documento de transferência de material permanente para uma unidade administrativa do Tribunal, produzindo efeito de Termo de Responsabilidade, no qual constarão a localização de origem (cedente) e a localização de destino (recebedor) do bem, os dados relativos ao registro patrimonial, bem como as assinaturas dos Agentes Responsáveis;

i) Termo de Transferência Externa: documento de transferência de material permanente para fora das dependências do Tribunal. Na transferência externa a localização do bem permanece a original, pois retornará após um período preestabelecido;

j) Termo de Transferência Temporária: documento de transferência temporária de material permanente para a realização de trabalhos específicos (comissões, grupos de trabalho) ou de algum evento do Tribunal (palestras, inaugurações), produzindo efeito de Termo de Responsabilidade, no qual constarão a localização de origem (cedente) e a localização de destino (recebedor) do bem, os dados relativos ao registro patrimonial, bem como as assinaturas dos Agentes Responsáveis;

k) Unidade de Localização: unidade administrativa onde se encontra o material permanente.

 

III - DA CLASSIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

 

3.1 Quanto à situação patrimonial, um bem será classificado como:

 

a) BOM: quando estiver em perfeitas condições e em uso normal;

b) OCIOSO: quando embora esteja em perfeitas condições não está sendo usado;

c) RECUPERÁVEL: quando estiver avariado e sua recuperação for possível e orçar, no máximo, até 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado;

d) ANTIECONÔMICO: quando estiver avariado e sua recuperação orçar mais do que 50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado ou seu rendimento for precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;

e) IRRECUPERÁVEL: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

 

IV - DA ENTREGA E DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS

 

4.1. Todos os bens adquiridos por este Tribunal deverão ser entregues preferencialmente na Seção de Almoxarifado e Patrimônio, salvo quando não possa ou não deva ali ser estocado, caso em que a entrega se fará nos locais designados no contrato ou instrumento similar.

 

4.2. Ao dar entrada na Seção de Patrimônio e Almoxarifado, o bem ou produto deve estar acompanhado:

a) no caso de compra, de Nota Fiscal ou Fatura;

b) no caso de recebimento em doação ou cessão, pelo Termo de Doação ou Cessão ou outro documento que oriente o registro do bem no Sistema ASI;

c) no caso de permuta, pelo Termo de Permuta ou outro documento que oriente o registro do bem no Sistema ASI.

 

4.3. O recebimento provisório é o ato pelo qual o material adquirido é entregue pelo fornecedor ao Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, em local previamente designado, transferindo apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material.

 

4.4. O recebimento definitivo é o atestado de que o bem adquirido foi entregue de acordo com as especificações exigidas no edital de licitação, ata de registro de preços, contrato ou documento similar.

 

4.4.1. Todos os servidores ou comissões responsáveis pelo recebimento definitivo obrigam-se a realizar a conferência do material mediante especificações do edital de licitação, ata de registro de preços, contrato e/ou documento similar.

 

4.5. Os materiais permanentes com valores acima de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais) deverão ser recebidos por Comissão composta por, no mínimo, 3 (três) membros, nos termos do art. 15, §8º, da Lei nº 8.666/93.

 

4.6. Quando a Seção de Patrimônio e Almoxarifado, no recebimento dos materiais, verificar a necessidade de parecer técnico especializado, poderá solicitar um laudo de servidor lotado na unidade responsável pela especificação do material ou com especialidade técnica para tal.

 

V - DO REGISTRO PATRIMONIAL E DO TOMBAMENTO DE MATERIAIS

 

5.1. Registro Patrimonial é o procedimento administrativo que consiste em cadastrar no patrimônio do Tribunal as características, especificações, número de tombamento, valor de aquisição e demais informações sobre um bem adquirido;

 

5.1.1. Deverão constar, impreterivelmente, no Registro Patrimonial as informações referentes ao:

a) número da nota de empenho;

b) número da contrato;

c) número do processo que originou a aquisição, cessão, doação ou permuta;

d) número da Nota Fiscal;

e) valor do bem (nesse caso, o valor a ser lançado é aquele constante do contrato, do documento de avaliação ou do documento de cessão, doação ou permuta);

f) nome da empresa fornecedora;

g) data do recebimento (no caso de materiais recebidos por meio de cessão, doação ou permuta deve constar também a data da aquisição na origem);

h) prazo de garantia;

i) número de série (se houver).

 

5.2. Ao realizar o cadastro do material permanente no Sistema ASI, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado, com vistas a padronizar a catalogação e facilitar o gerenciamento, utilizará, obrigatoriamente, a nomenclatura constante na tabela a ser elaborada pela Coordenadoria de Patrimônio e Material em conjunto com a Coordenadoria de Suporte e Infraestrutura;

 

5.2.1. Caso o material permanente a ser cadastrado não conste na tabela, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá informar à Coordenadoria de Patrimônio e Material, que definirá a nomenclatura a ser utilizada.

 

5.3. Tombamento é o procedimento administrativo que consiste em identificar cada material permanente com um número único de registro patrimonial, denominado número de patrimônio ou tombamento;

 

5.3.1. O número de patrimônio deverá ser aposto em local de fácil visualização, preferencialmente na parte frontal superior esquerda do bem, mediante gravação, fixação de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro método adequado às características físicas do bem;

 

5.3.2. No caso de material bibliográfico o número de patrimônio poderá ser aposto mediante carimbo;

 

5.3.3. O material permanente cuja identificação, na forma do subitem 5.3.1, seja impossível ou inconveniente, em face de suas características físicas, será tombado por agrupamento em um único número de patrimônio como, por exemplo, persianas, cortinas, dentre outros.

 

VI - DA DISPONIBILIZAÇÃO E DA SOLICITAÇÃO DE MATERIAIS

 

6.1. É condição para disponibilização dos materiais permanentes o seu tombamento físico e a respectiva Carga Patrimonial, que se efetiva com o aceite no SEI.

 

6.2. Efetivada a disponibilização ou a transferência de um bem, será emitido o Termo de Transferência.

 

6.3. A solicitação de materiais permanentes, exceto os de informática, deverá ser efetuada à Coordenadoria de Material e Patrimônio, preferencialmente, no Sistema SEI.

 

6.3.1. A solicitação de materiais permanentes da área de informática deverá ser dirigida diretamente à STI.

 

6.4. Deverão constar da solicitação de materiais permanentes:

a) especificação detalhada do material, incluindo, se for o caso, modelos, gráficos, desenhos, prospectos, fotos, etc.;

b) quantidade e unidade de medida;

c) justificativa.

 

VII - DO TERMO DE RESPONSABILIDADE E DA EMISSÃO DE “NADA CONSTA”

 

7.1. O Termo de Responsabilidade será emitido no ASI e encaminhado via SEI pela Seção de Patrimônio e Almoxarifado nas seguintes hipóteses:

 

I - criação de nova Unidade de Localização;

II - mudança de endereço de Unidade de Localização;

III - designação de Agente Responsável;

IV - levantamento físico de material permanente;

V - inventário anual.

 

7.2. Após emitido, o Termo de Responsabilidade será enviado ao Agente Responsável para conferência, assinatura e devolução, no prazo de até 2 (dois) dias úteis.

 

7.2.1. Havendo divergência entre o material relacionado no Termo de Responsabilidade e o efetivamente existente na respectiva Unidade de Localização, o Agente Responsável deverá comunicar imediatamente tal fato, por escrito, à Seção de Patrimônio e Almoxarifado, para a adoção de providências cabíveis e, se for o caso, emissão de novo Termo de Responsabilidade.

 

7.2.2. Caso o Agente Responsável não proceda à devolução do Termo de Responsabilidade assinado ou não relate as divergências encontradas no prazo estabelecido no item 7.2, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá notificá-lo, imediatamente, concedendo-lhe prazo adicional de 2 (dois) dias úteis para adoção das devidas providências, sob pena de se presumir conferido o material, sem divergência entre o Termo de Responsabilidade e a existência física dos bens.

 

7.2.3. Na situação relativa ao item 7.2.1, detectando-se a falta de algum material na Unidade de Localização, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá identificar o bem como “extraviado”. Neste caso, será emitido novo Termo de Responsabilidade para assinatura do Agente Responsável, devendo a Seção de Patrimônio e Almoxarifado, caso o material não seja localizado, adotar as medidas necessárias à apuração de responsabilidade pelo extravio.

 

7.3. Por ocasião do desligamento de Agente Responsável, a Seção de Registros Funcionais e Informações Processuais deverá solicitar à Seção de Patrimônio e Almoxarifado a emissão de “nada consta”.

 

7.4. Na ocorrência de desaparecimento de bem sob a guarda do Agente Responsável em desligamento, deverá o seu respectivo valor de mercado ser descontado dos ajustes financeiros existentes ou efetuada a cobrança por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU).

 

VIII - DA RESPONSABILIDADE PELO USO, GUARDA E CONSERVAÇÃO DE MATERIAIS

 

8.1. A responsabilidade pelo uso, guarda e conservação de material permanente é do Agente Responsável, que responde perante o Tribunal por seu valor e por irregularidades ocorridas em desacordo com as normas constantes deste Manual;

 

8.1.1. O aceite do Termo de Responsabilidade ou documento equivalente transfere a responsabilidade pelo uso e conservação dos bens para o signatário e constitui-se em prova documental que pode ser utilizada em processos administrativos de apuração de irregularidades relativas ao controle do patrimônio do Tribunal;

 

8.1.2. No impedimento ou afastamento legal do Agente Responsável, responderá pela guarda e responsabilidade do material permanente o seu substituto.

 

8.2 Compete ao Agente Responsável:

a) ao assumir uma função ou cargo de confiança, realizar inventário para receber a Carga Patrimonial da respectiva Unidade de Localização;

b) ao ser dispensado de uma função ou cargo de confiança, realizar inventário para a transferência de sua Carga Patrimonial para outro detentor;

c) adotar medidas e estabelecer procedimentos complementares às normas constantes deste Manual, que visem garantir o efetivo controle do material permanente existente em sua Unidade de Localização;

d) assinar o Termo de Responsabilidade ou documento equivalente, relativo aos bens distribuídos e inventariados na Unidade de Localização, no prazo de até 2 (dois) dias úteis;

e) realizar conferência periódica (parcial ou total), sempre que julgar conveniente e oportuno;

f) manter controle da distribuição interna e externa de bens de sua Carga Patrimonial;

g) supervisionar as atividades relacionadas com o bom uso e guarda dos bens localizados em sua Unidade.

 

8.3 Compete a todos os servidores do Tribunal:

 

a) dedicar cuidado aos bens do acervo patrimonial do Tribunal, bem como ligar, operar e desligar equipamentos conforme as recomendações e especificações de seu fabricante;

b) adotar e propor à chefia imediata providências que preservem a segurança e conservação dos bens móveis existentes em sua Unidade de Localização;

c) manter os bens de pequeno porte em local seguro;

d) comunicar, o mais breve possível, à chefia imediata ou à Secretaria de Administração e Orçamento a ocorrência de qualquer irregularidade envolvendo o patrimônio do Tribunal;

e) auxiliar na realização de levantamentos e inventários ou na prestação de qualquer informação sobre bem em uso no seu local de trabalho.

 

8.4. O emprego ou a operação de equipamentos e materiais de forma inadequada será passível de responsabilização.

 

8.5. O material permanente destinado às comissões, grupos de trabalho e serviços especiais ficarão a cargo do presidente ou do secretário, que provisoriamente serão detentores dos materiais.

 

IX - DO EXTRAVIO OU AVARIA DE MATERIAL E DA APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE

 

9.1. A constatação de avaria ou de ausência de bens na Unidade de Localização, seja por furto, roubo, apropriação indébita ou desaparecimento, deverá ser comunicada imediatamente à Coordenadoria de Material e Patrimônio para adoção de ações administrativas visando à apuração de responsabilidades.

 

9.1.1. No caso de furto ou roubo, o Agente Responsável deverá, antes da comunicação, se dirigir à Delegacia de Polícia para registro do Boletim de Ocorrência.

 

9.1.2. No caso de avarias e de bens desaparecidos ou não localizados no momento da realização dos inventários ou conferências, o Agente Responsável pela Carga Patrimonial deverá apresentar justificativa fundamentada sobre o ocorrido.

 

9.2. Comprovado o dolo ou a culpa do responsável pelo material ou de quem eventualmente deu causa à avaria ou ao desaparecimento, deverá o mesmo indenizar a União da seguinte forma:

 

a) reposição de outro bem, com idênticas características, acompanhado de documento fiscal;

b) recuperação do bem avariado;

c) ressarcimento ao erário em pecúnia pelo valor de mercado do bem.

 

9.3. Constatado que o extravio ou dano ao bem decorreu de ato comissivo ou omissivo imputável à empresa prestadora de serviço, o gestor do contrato deverá ser comunicado para que adote as providências necessárias ao ressarcimento do valor do bem danificado ou extraviado, nos termos do instrumento contratual.

 

X - DA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS

 

10.1. O material permanente só poderá ser movimentado de uma Unidade de Localização para outra após o lançamento da movimentação no Sistema ASI pelo Agente Responsável.

 

10.2. Ao efetuar o lançamento da movimentação no Sistema ASI será criado automaticamente um SEI com o Termo de Transferência, que será aberto nas Unidades de Localização dos Agentes Responsáveis (remetente e destinatário), para assinatura, e na Seção de Patrimônio e Almoxarifado, para acompanhamento.

 

10.3. O Termo de Transferência, devidamente assinado pelos Agentes Responsáveis, comprova e formaliza a transferência de material permanente entre as Unidades de Localização envolvidas na operação.

 

10.4. A movimentação de material permanente entre Unidades de Localização efetuada sem o lançamento no Sistema ASI será de total responsabilidade do Agente Responsável remetente, que, para todos os efeitos, é quem responde pelo material.

 

10.5. Na chegada do material à unidade de destino, o Agente Responsável providenciará o seu recebimento, inclusive no SEI, ou justificará a recusa em recebê-lo, no prazo de até 2 (dois) dias úteis, contado da data de chegada do material na respectiva unidade.

 

10.5.1. Transcorrido o prazo fixado, sem que o Agente Responsável tenha dado cumprimento à obrigação do recebimento, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá notificá-lo, concedendo-lhe prazo adicional de 2 (dois) dias úteis para adoção das devidas providências, sob pena de se presumir conferido o material, sem divergência entre o Termo de Transferência e a existência física do bem.

 

10.6. Quando se tratar de bens destinados à manutenção ou reparo, o Agente Responsável deverá lançar a movimentação para:

 

a) a Seção de Microinformática e Apoio ao Usuário, quando se tratar de bens de informática;

b) a Seção de Voto Informatizado e Urnas Eletrônicas, quando se tratar de urnas eletrônicas;

c) a Seção de Segurança e Transportes, quando se tratar de veículos oficiais;

d) a Seção de Serviços Gerais, nos demais casos.

 

10.7. A movimentação de material integrante do acervo da Biblioteca será efetuada e controlada pela Seção de Biblioteca e Arquivo, por meio de sistema específico, após registro e identificação pela Seção de Patrimônio e Almoxarifado.

 

10.8. Cabe à SEVUE o total controle sobre a movimentação de urna eletrônica.

 

10.8.1. O procedimento para empréstimo de urna eletrônica, para eleição não oficial, deverá observar as normas expedidas pelo Tribunal Superior Eleitoral.

 

10.9. A saída de material permanente dos prédios do Tribunal deverá estar acompanhada da Autorização de Saída ou do Termo de Transferência, para, se for o caso, conferência pelos agentes do Gabinete de Segurança Institucional ou pelos vigilantes dos respectivos prédios.

 

10.9.1. Nos casos de manutenção de material permanente fora das dependências do Tribunal, somente as Unidades listadas no item 10.6 poderão autorizar o envio para manutenção e emitir a Autorização de Saída e o Termo de Transferência Externa.

 

10.10. A distribuição e o recolhimento de bens nos prédios do interior ocorrerão em períodos certos e definidos pela Administração.

 

XI - DA CESSÃO PROVISÓRIA DE MATERIAIS

 

11.1. A solicitação de materiais permanentes para realização de evento nas dependências ou não do Tribunal deverá ser feita:

a) à Seção de Microinformática e Apoio ao Usuário, quando se tratar de bens de informática;

b) à Seção de Voto Informatizado e Urnas Eletrônicas, quando se tratar de urnas eletrônicas;

c) à Seção de Segurança e Transportes, quando se tratar de veículos oficiais;

d) à Coordenadoria de Material e Patrimônio, nos demais casos.

 

11.2. A solicitação deverá ser feita com no mínimo 3 (três) dias de antecedência e conterá a relação de material, a identificação do Agente Responsável, o local e a data do evento.

 

11.2.1. O Agente Responsável pela guarda dos materiais será o responsável pelo evento ou o servidor designado.

 

11.3. A devolução de material deverá ser feita em até 2 (dois) dias úteis após o encerramento das atividades do evento.

 

11.4. No ato da cessão provisória será emitido o Termo de Transferência Temporária no sistema informatizado.

 

XII - DA MANUTENÇÃO E BAIXA DE MATERIAIS

 

12.1. Nenhum bem pode ser reparado, restaurado ou revisado sem consulta prévia e autorização das Unidades Administrativas descritas nas letras “a” a “d” do item 10.6 deste Manual, as quais deverão:

 

a) verificar a validade de garantia do fornecedor ou a existência de contrato de manutenção;

b) manter um registro sobre os defeitos e manutenções sofridos por cada bem patrimonial, para controle gerencial sobre a natureza e a frequência de ocorrência de problemas que comprometam a sua adequada utilização.

 

12.2. Os serviços realizados por terceiros não autorizados em bem em período de garantia é irregularidade passível de penalização.

 

12.3. As Unidades Administrativas

 

12.3. Os bens móveis avaliados como inservíveis ou sem possibilidade de recuperação deverão ser baixados do Sistema Patrimonial mediante instrução de procedimento administrativo.

 

12.3.1. O procedimento de baixa deverá ser instruído com parecer emitido pela Comissão de Inventário e Desfazimento de Bens Móveis.

 

12.3.2. No caso de equipamentos de informática, o parecer da Comissão de Inventário e Desfazimento de Bens Móveis deverá ser acompanhado de laudo da Secretaria de Tecnologia de Informação ou unidade por ele delegada.

 

12.3.3. A baixa patrimonial só poderá ser efetivada no Sistema ASI após autorização do Diretor-Geral.

 

XIII - DA CONFERÊNCIA PERIÓDICA, DO LEVANTAMENTO FÍSICO E DO INVENTÁRIO ANUAL

 

13.1. A Conferência Periódica é um procedimento simplificado de verificação da conformidade de material permanente existente na Unidade de Localização com os registros constantes no Sistema ASI, devendo ser realizado periodicamente por iniciativa do Agente Responsável, de forma a manter atualizado no sistema o acervo que está sob a sua guarda.

 

13.2. O Levantamento Físico de material permanente deverá ser efetuado periodicamente a cada 12 (doze) meses, preferencialmente no mês de maio, sob orientação e deflagração da Seção de Patrimônio e Almoxarifado, iniciando-se com o envio do Termo de Responsabilidade às respectivas Unidades de Localização.

 

13.2.1. O Levantamento Físico servirá para constatar possíveis distorções entre os registros do Sistema ASI e a realidade existente nas Unidades de Localização, mediante o confronto das informações contidas no Termo de Responsabilidade com o Levantamento Físico propriamente dito, que será executado pelo Agente Responsável.

 

13.3. O Inventário Anual será realizado anualmente, preferencialmente no mês de novembro, por uma Comissão designada pela Diretoria-Geral.

 

13.3.1. Os membros da Comissão confrontarão os bens constantes no Termo de Responsabilidade de cada Unidade de Localização com a situação física.

 

13.3.2. O inventário será executado sob orientação e deflagração da Seção de Patrimônio e Almoxarifado.

 

13.3.3. Após o Inventário, será emitido novo Termo de Responsabilidade, com posição atual dos bens inventariados, para que seja assinado pelo Agente Responsável.

 

13.3.4. Nos prédios do Tribunal localizado no interior, o Inventário Anual será realizado por meio de Arrolamento de Bens, que deverá ser assinado pelo Agente Responsável e pelo Juiz Eleitoral, podendo, a critério da Administração, ser determinada a realização de inventário físico com o deslocamento de servidores.

 

13.3.5. O material permanente deverá ser disposto na Unidade de Localização de forma a facilitar a visualização de sua plaqueta de identificação, incumbindo ao Agente Responsável respectivo, por ocasião de Inventário, preparar o ambiente para que o membro da Comissão responsável por sua realização tenha fácil acesso ao acervo de material permanente.

 

13.4. A critério da Administração poderá ser determinada a execução de inventário extraordinário.

 

13.5. Encerrado o Levantamento Físico ou o Inventário de Material Permanente em cada Unidade de Localização e remanescendo bem “extraviado”, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá ser comunicada formalmente, a fim de averiguar possíveis inconsistências nos deslocamentos dos materiais.

 

13.5.1. Caso o material não seja localizado, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado notificará o Agente Responsável para que o apresente no prazo de 5 (cinco) dias úteis, além de deflagrar as medidas necessárias para apuração da responsabilidade pelo extravio do material.

 

XIV - DO DESFAZIMENTO DE MATERIAIS

 

14.1. A Unidade de Localização manterá em seu acervo material permanente necessário ao bom funcionamento dos seus serviços, devolvendo o que não estiver sendo utilizado à Seção de Patrimônio e Almoxarifado, mediante Termo de Transferência.

 

14.2. A Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá, a cada 6 (seis) meses, elaborar relação dos materiais inservíveis, contendo a sua devida classificação preliminar, e encaminhar para a Coordenadoria de Material e Patrimônio, a qual enviará para a Comissão de Desfazimento de Bens Públicos, para a devida avaliação, classificação final e criação de lotes, a fim de proceder ao desfazimento, nos termos da legislação vigente.

 

14.2.1. Os bens devem estar relacionados conforme a sua situação, sendo identificados como ociosos, antieconômicos, recuperáveis ou irrecuperáveis.

 

XV - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

15.1. Em até 90 (noventa) dias após o início da vigência deste Manual, a Seção de Patrimônio e Almoxarifado deverá estar com os Termos de Responsabilidade de todas as Unidades de Localização devidamente assinados pelos atuais Agentes Responsáveis.

 

15.2. A Secretaria de Tecnologia da Informação deverá prover as tecnologias necessárias para a execução das ações descritas neste Manual, incluindo a integração entre os Sistemas ASI e SEI.

 

15.3. A Secretaria de Gestão de Pessoas ficará responsável pelo treinamento e capacitação dos servidores para utilização do Sistema ASI e demais assuntos atinentes a este Manual.

 

15.4.  A não observância dos dispositivos deste Manual ensejará a apuração de responsabilidade.

 

DESEMBARGADORA ANGELA PRUDENTE

Presidente