INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 17 DE SETEMBRO DE 2014

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições legais e regimentais,

 Considerando a Resolução TRE–TO Nº 307, de 22 de julho de 2014, que dispõe sobre o Plano de Classificação das Informações e Documentos e o Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos no âmbito da Justiça Eleitoral do Estado do Tocantins;

Considerando a Instrução Normativa Nº 2, de 6 de maio de 2014, que dispõe sobre a sistematização das regras necessárias à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins;

Considerando a necessidade de adoção de um Programa de Gestão de Documentos no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins,

 RESOLVE:

CAPÍTULO I

DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DAS INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS E DO PLANO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DAS INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS

Art. 1º Para os efeitos desta Instrução Normativa consideram-se documentos aqueles produzidos ou recebidos pelas unidades da Secretaria e pelos Cartórios Eleitorais na execução das suas atividades, inclusive os processos judiciais.

Art. 2º Os documentos, dependendo da fase em que se encontram, são classificados em correntes, intermediários e permanentes. 

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso na própria unidade em que são produzidos e guardados e que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas frequentes. 

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nas unidades da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais, por razões de interesse administrativo, aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 

§ 3º Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório ou informativo, os quais devem ser preservados em caráter definitivo 

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 

Art. 3º A gestão de documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins é competência da Coordenadoria de Gestão da Informação – COGIN, da Secretaria Judiciária e de Gestão da Informação – SJI e abrange as atividades de protocolo, expedição, arquivo e a administração de documentos e processos eletrônicos.

§ 1º A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentação, nas fases corrente e intermediária, considerando o acesso aos documentos, eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento.

§ 2º Compete à Seção de Protocolo e Expedição – SEPEX e ao Cartório Eleitoral, receber, analisar, registrar e classificar os documentos, distribuir a documentação e controlar o seu trâmite na Secretaria do TRE – TO e Zonas Eleitorais, respectivamente.

§ 3º Compete à Seção de Biblioteca e Arquivo - SEBIA analisar, classificar, arquivar, emprestar e desarquivar documentos e gerir questões relativas ao Plano de Classificação e à Tabela de Temporalidade de Documentos.

§ 4º Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação - STI garantir a segurança, prestar suporte técnico e manter sistemas informatizados de gestão de processos e documentos.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 4º Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD:

I – revisar e atualizar o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTD e os demais instrumentos de gestão documental;

II – orientar o processo de análise e avaliação da documentação no âmbito de atuação da Justiça Eleitoral do Tocantins;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário (histórico, probatório, informativo, etc.) dos documentos;

IV – publicar os editais de ciência de descarte de documentos da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais, conforme modelo apresentado no anexo 1 desta Instrução Normativa;

V – orientar os servidores quanto à utilização dos instrumentos de gestão, dirimindo possíveis dúvidas;

VI - apreciar pedidos de preservação e alienação de documentos a serem eliminados, realizado pelo modelo apresentado no anexo 2 desta IN.

Art. 5º As atualizações propostas ao Plano de Classificação das Informações e Documentos e ao Plano de Avaliação e Destinação das Informações e Documentos, deverão ser encaminhadas pela CPAD à Direção-Geral do TRE-TO, que submeterá à Presidência para regulamentação por meio de portaria a ser publicada no Diário da Justiça Eleitoral do Tocantins.

CAPÍTULO IV

DOS DOCUMENTOS DE GUARDA INTERMEDIÁRIA E PERMANENTE

Art. 6º Os documentos considerados na Tabela de Temporalidade como de guarda permanente integram o Fundo Histórico da Justiça Eleitoral no Tocantins e deverão ser preservados em caráter definitivo.

Art. 7º As publicações do TRE-TO editadas em papel ou em outros suportes devem ter pelo menos um exemplar encaminhado para guarda permanente na SEBIA, após a sua produção, visando compor o acervo da Memória.

Art. 8º Todos os documentos relativos às solenidades oficiais realizadas pelo TRE-TO devem ser encaminhados para guarda permanente na SEBIA, na mídia de suporte em que foram criados.

Art. 9º Os documentos em fase intermediária, na Secretaria deste Tribunal, deverão ser encaminhados à SEBIA, por meio de listagem de transferência de documentos, conforme apresentado no anexo 3 desta IN.

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS À ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 10. Nenhum documento de arquivo das unidades da Secretaria e dos Cartórios Eleitorais poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento permanente sem que haja previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 11. O descarte de documentos em fase corrente será feito pelas unidades da Secretaria e Cartórios Eleitorais.

Art. 12.  O descarte de documentos em fase intermediária será feito pela SEBIA e Cartórios Eleitorais os quais emitirão Listagem de documentos a serem descartados, conforme anexo 4 desta IN.

Parágrafo único. Não serão descartados documentos físicos ou digitais em tramitação com pendências, sob litígio ou investigação.

Art. 13. Nos casos previstos no art. 12 deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I – separação dos documentos a serem eliminados, verificando se foram cumpridos os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos;

II – elaboração de listagem de documentos a serem descartados, em formulário constante do anexo 4 desta IN;

III – elaboração do Edital de ciência de descarte, constante no anexo 1 desta IN;

IV – encaminhamento da Listagem e da minuta do Edital de ciência de descarte à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para aprovação do procedimento;

V – elaboração de termo de eliminação de documentos, conforme anexo 5 desta IN.

Art. 14. A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, após referendada a autorização de eliminação pela Direção-Geral e pelo  Juiz Eleitoral, emitirá comunicado ao público em geral, mediante publicação do extrato do Edital de ciência de descarte de documentos no Diário da Justiça Eleitoral do Tocantins e o inteiro teor no sítio do TRE.

Parágrafo único. O edital de que trata este artigo deverá conter a relação do conjunto documental a ser eliminado e fixar o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.

Art. 15. Decorrido o prazo de que trata o parágrafo único do artigo 14 desta Instrução Normativa, a SEBIA e o Chefe do Cartório providenciarão a eliminação dos documentos e a publicação do Termo de Eliminação de Documentos, no Diário da Justiça Eleitoral do Tocantins. 

Art. 16. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á uma vez por ano, mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social.

Parágrafo único. A eliminação de documentos deverá ocorrer mediante processo eletrônico, mecânico ou químico, proibida a incineração, a fim de resguardar o sigilo das informações nele contidas.

CAPÍTULO VI

DOS DOCUMENTOS DIGITAIS EM SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO DE

PROCESSOS E DOCUMENTOS

Art. 17. Os prazos de guarda determinados na TTD serão contados a partir da conclusão do processo no sistema informatizado.

§ 1º O descarte dos documentos digitais dos sistemas deverá ser realizado pela STI, observando os procedimentos constantes no Capítulo V desta IN.

§ 2º Ao realizar o descarte dos documentos digitais, as informações serão efetivamente indisponibilizadas, considerando-se que a eliminação dos documentos digitais não implica a eliminação dos metadados.

§ 3º Todas as cópias dos documentos digitais descartados, inclusive cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Art. 18. Nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, os documentos digitais avaliados como de guarda permanente devem, após expirado o seu valor primário, ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, visando acesso permanente no tempo, independente de evoluções tecnológicas e do sistema originário.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19. O TRE-TO realizará treinamento e capacitação dos servidores da CPAD.

Art. 20. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Presidência.

Art. 21. Esta instrução entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargadora JACQUELINE ADORNO

Presidente

 

Anexo 1

EDITAL DE CIÊNCIA DE DESCARTE DE DOCUMENTOS Nº XX/ANO

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria da Presidência n.º 190 de 03 de julho de 2014, publicada no Diário Oficial da Justiça Eleitoral/TRE-TO, nº 122, de 08/7/2014, págs. 1 e 2, com base na autorização da Direção-Geral na Secretaria / Juiz Eleitoral nos Cartórios Eleitorais, faz saber, a quem possa interessar, que a partir do quadragésimo quinto dia subsequente à data de publicação deste edital, se não houver questionamento, a Seção de Biblioteca e Arquivo / __ Zona Eleitoral de ______ do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins eliminará os documentos relativos a indicar os conjuntos de documentos a serem eliminados, do período indicar as datas-limite.

Os interessados poderão requerer, no prazo citado, às suas expensas, a alienação de documentos ou cópias de peças de documentos e processos, desde que qualifiquem e demonstrem a legitimidade da solicitação, a ser dirigida à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

 

Local e data

 

Nome e assinatura

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do

Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins

 

Anexo 2

SOLICITAÇÃO DE ALIENAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

 

 

 

 

 

 

Anexo 3

 

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS 

LISTAGEM DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA PARA 0 ARQUIVO CENTRAL

 

Nº ____de____/_________/

 

SJI/COGIN/SEBIA                                                                                              Página:

Unidade solicitante:     

 

Anexo 4 

TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS 

LISTAGEM DE DESCARTE DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA

 

Nº ____ de _________/ _____/ ______

SEBIA/COGIN/SJI (documentos da Secretaria)                                

_______ ZONA ELEITORAL - Localidade: _____ (documentos do Cartório Eleitoral)

 

Anexo 5 

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Aos ___ dias do mês de ____ do ano de _____, o Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins torna público às partes, aos seus procuradores e aos demais interessados que procedeu à eliminação de ______ documentos referentes a conjuntos documentais eliminados, integrantes do acervo do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins, do período de indicar as datas-limite dos documentos eliminados, tendo cumprido os prazos de guarda conforme previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos e no Edital de Ciência de Descarte de Documentos – TRE nº ____/____, aprovado pelo presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins e publicado no indicar o periódico oficial de dd.mm.aaaa.

 

 

Local e data

 

  

Nome e assinatura

Seção de Biblioteca e Arquivo/COGIN/SJI

OU

Chefe de Cartório/ ___ Zona Eleitoral de _______

Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins