INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 3, DE 21 DE JUNHO DE 2011

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, XIV, do Regimento Interno, e

Considerando os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no art. 37 da Constituição Federal, em especial o da eficiência;

Considerando que a eficiência operacional é um dos objetivos estratégicos a serem perseguidos pelo Poder Judiciário, conforme Resolução  nº 70/2009, do Conselho Nacional de Justiça;

Considerando que o sistema denominado Processo Administrativo Digital - PAD, desenvolvido pelo Tribunal Regional Eleitoral do Paraná, é um software que possibilita a eficiência, economia e celeridade no processo Administrativo;

Considerando a necessidade de adotar medidas que visem o combate ao desperdício e a racionalização dos recursos naturais, contribuindo para a redução de impactos socioambientais negativos gerados pela atividade pública;

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PAE, no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins.

 DO SISTEMA

Art. 2º O sistema PAE é a ferramenta que será utilizada para registro, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos.

Art. 3º A Secretaria de Tecnologia da Informação - STI providenciará os recursos de infraestrutura e software necessários à adequação, disponibilização e funcionamento dos serviços de processamento eletrônico de documentos e processos, a partir do sistema cedido pelo TRE-PR.

DA IMPLANTAÇÃO

Art. 4º  O sistema PAE entrará em funcionamento oficial na data de 4/7/2011.

§ 1º A partir desta data, todos os documentos e processos novos deverão ser registrados no sistema PAE.

§ 2º Os processos registrados no SADP, antes da implantação do sistema PAE, terão sua tramitação mantida em meio físico, podendo ser digitalizados e inseridos neste último, a critério da Administração.

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 5° Nas unidades administrativas da Secretaria e nas Zonas Eleitorais deste Tribunal o envio, o recebimento, a inclusão de documentos e informações diversas, em processos administrativos, serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica.

Art. 6º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), cujo controle de fornecimento e suporte caberá à STI.

II - assinatura eletrônica, cadastrada pela STI com fornecimento de login e senha para o usuário.

Parágrafo único. O cadastramento e a manutenção de login e senha somente serão realizados mediante solicitação formal à STI.

Art. 7º A  prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Instrução Normativa e na responsabilidade do usuário pela utilização indevida da assinatura eletrônica.

DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 8º A prática de ato administrativo, no âmbito da Justiça Eleitoral do Tocantins, dar-se-á no sistema PAE.

Art. 9º O processo administrativo eletrônico estará disponível para consulta, salvo os classificados como sigilosos e de acesso restrito.

§ 1º.A classificação de processos e documentos como sigilosos deve observar as hipóteses previstas em lei ou decisão judicial.

§ 2º Os documentos e processos que contenham informações pessoais dos servidores, ou aqueles que a Administração determinar, poderão ter acesso restrito.

Art. 10 Para a identificação do processo administrativo eletrônico, será atribuída numeração sequencial automática, reiniciada anualmente.

Art. 11. São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I - o sigilo da assinatura eletrônica, não sendo admissível a alegação de seu uso indevido;

II - a preparação dos documentos eletrônicos, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema PAE, no que diz respeito à formatação e características técnicas;

III - a fidedignidade do conteúdo na conversão de documentos físicos para o meio eletrônico.

Parágrafo único. Na impossibilidade da utilização da assinatura eletrônica, o documento físico (papel) será assinado manualmente, digitalizado e juntado ao PAE.

Art. 12 Serão considerados originais para todos os efeitos legais, na forma desta Instrução, os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao processo, com garantia da origem e de seu signatário.

Art.  13 Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meios que garantam a preservação e a integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

Art. 14 Os documentos e assinaturas digitais deverão ser arrmazenados de forma a garantir procedimentos de auditoria para verificação de autenticidade da informação.

DA INCLUSÃO DE DOCUMENTOS

Art. 15 Os documentos produzidos por sistemas eletrônicos ou convertidos por meio da digitalização serão incluídos no PAE pelo setor responsável.

§ 1º Os documentos a serem juntados ao processo administrativo eletrônico somente serão aceitos no formato PDF (Portable Document Format) ou PKCS7 (documento assinado digitalmente no formato PKCS7);

§ 2º Os extratos digitais e os documentos digitalizados, inseridos no sistema PAE, têm a mesma força probante dos originais;

§ 3º Os documentos originais, em meio físico, recebidos pela SEPEX, após digitalizados e inseridos no sistema PAE, serão armazenados, por ordem de chegada, e posteriormente enviados para o arquivo central.

§ 4° Competirão às demais Unidades da Secretaria:

a) digitalizar os documentos originais recebidos diretamente, em meio físico, autuá-los ou juntá-los ao respectivo processo;

b) armazenar os documentos originais recebidos diretamente, em meio físico, e enviá-los anualmente para o arquivo central, responsável pela gestão documental adotada pelo TRE-TO.

§ 5° Caberão aos Cartórios Eleitorais: 

a) digitalizar os documentos originais recebidos diretamente, em meio físico, autuá-los ou juntá-los ao respectivo processo;

b) arquivar os documentos originais, em meio físico, segundo a política de gestão documental adotada pelo TRE-TO.

§ 6º Após inseridos no sistema PAE, os documentos que serão mantidos fisicamente, deverão ter a numeração registrada em seu canto superior direito. Serão aceitos registros à caneta ou em etiqueta específica.

 Art. 16 Os requerimentos que não tiverem formulário próprio devem ser redigidos diretamente no editor de texto do sistema PAE e seguir a norma própria de padronização.

DA VALIDAÇÃO TEMPORAL DA ASSINATURA DIGITAL

Art. 17 Será considerada válida, como comprovante temporal da assinatura digital de documentos no sistema PAE, a data e hora do computador servidor onde este sistema estiver instalado.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18 Os casos omissos serão analisados pelo Comitê Gestor do sistema PAE e submetidos ao Diretor-Geral.

Art. 19 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua assinatura.

Palmas, 21 de junho de 2011.

Desembargador JOSÉ DE MOURA FILHO

Presidente Período: