INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 9, DE 6 DE NOVEMBRO DE 2018

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO TOCANTINS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 20, inciso XV, do Regimento Interno,

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 7º da Lei 8.666/93 e §2º do art. 9º do Decreto n.º 5450/2005;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa de n.º 05/2017, do Ministério de Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;

CONSIDERANDO, ainda, a necessidade de padronizar os procedimentos e rotinas pertinentes ao planejamento dos processos de contratação no âmbito deste Regional;

CONSIDERANDO, por fim, a Portaria da Diretoria-Geral n.º 51/2016, que instituiu comissão para a realização de estudos necessários, pesquisas e proposição de normativo sobre o planejamento de compras e contratações, nos termos do procedimento administrativo instruído no SEI nº 0030734-72.2016.6.27.8000.

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DO PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

 

Art. 1º O planejamento da contratação consistirá nas seguintes etapas:

I –Estudos preliminares;

II –Gerenciamento de Riscos, e

III –Termo de Referência/Projeto Básico.

§1.º As situações que ensejam a dispensa ou inexigibilidade da licitação exigem o cumprimento das etapas do planejamento da contratação, no que couber.

§2.º Salvo o gerenciamento de riscos relacionado àfase de gestão do contrato, as etapas I e II do caput ficam dispensadas quando se tratar de:

a) contratações de serviços cujos valores se enquadram nos limites dos incisos I e II do art. 24 da Lei n.º 8.666/1993; ou

b) contratações previstas nos incisos IV e XI do art. 24 da Lei n. º8.666/1993.

§3.º As contratações de serviços prestados de forma contínua, passíveis de prorrogações sucessivas, de que trata o art. 57 da Lei n.º 8.666/1993, caso sejam objeto de renovação da vigência, ficam dispensadas das etapas I, II e III do caput, salvo o gerenciamento de riscos da fase de gestão de contratos.

 

SEÇÃO I

Dos procedimentos iniciais para elaboração do planejamento da contratação

 

Art. 2º A unidade demandante realizará os seguintes procedimentos iniciais do Planejamento da Contratação:

I- elaboração do documento de oficialização da demanda (DOD), conforme modelo do Anexo I, que contemple:

a) a justificativa da necessidade da contratação considerando o Planejamento Estratégico, se for o caso;

b) o quantitativo a ser contratado;

c) a previsão de data em que deve ser entregue o objeto ou iniciada a prestação dos serviços;

d) a indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco; e

e) se necessário, a indicação do servidor a quem será confiada a fiscalização dos serviços, o qual poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação.

II- envio do DOD àSecretaria de Administração e Orçamento (SADOR);

Art. 3º. Recebido o DOD, a SADOR deverá:

I - indicar o Integrante Administrativo para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - verificar se a demanda está incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano de Contratações;

III –remeter os autos ao Diretor-Geral.

Art. 4º. Recebido o DOD, o Diretor-Geral poderá:

I) caso a demanda esteja incluída no Plano de Contratações, instituir a Equipe de Planejamento da Contratação;

II) caso a demanda não esteja incluída no Plano de Contratações, aprovar provisoriamente o DOD e submeter sua decisão ao COGETIC para deliberação definitiva.

§1º Se o COGETIC confirmar a aprovação do Diretor-Geral, determinará a inclusão da demanda no Plano de Contratações.

§2º Se o Diretor-Geral ou o COGETIC rejeitar a demanda, o processo será sobrestado ou arquivado na Unidade Demandante.

 

SEÇÃO II

Dos Estudos Preliminares

 

Art. 5º A equipe de Planejamento da Contratação deve realizar os Estudos Preliminares conforme as diretrizes constantes do Anexo II.

§1º O documento que materializa os Estudos Preliminares deve conter, quando couber, o seguinte conteúdo:

I - necessidade da contratação;

II - referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;

III - requisitos da contratação;

IV - estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

V - levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI - estimativas de preços ou preços referenciais;

VII - descrição da solução como um todo;

VIII - justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;

IX - demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X - providências para adequação do ambiente do órgão;

XI - contratações correlatas e/ou interdependentes; e

XII - declaração da viabilidade ou não da contratação.

§2º Todos os Estudos Preliminares devem conter, no mínimo, o disposto nos incisos I, IV, VI, VIII e XII do §1º deste artigo.

§3º A equipe de planejamento da contratação deverá apresentar justificativas no próprio documento que materializa os Estudos Preliminares quando não contemplar quaisquer dos incisos de que trata o §1º deste artigo;

 

SEÇÃO III

Do Gerenciamento de Riscos

 

Art. 6º O Gerenciamento de Riscos éum processo que consiste nas seguintes atividades:

I - identificação dos principais riscos que possam comprometer a efetividade do Planejamento da Contratação ou que impeçam o alcance dos resultados que atendam às necessidades da contratação;

II - avaliação dos riscos identificados, consistindo da mensuração da probabilidade de ocorrência e do impacto de cada risco;

III - tratamento dos riscos considerados inaceitáveis por meio da definição das ações para reduzir a probabilidade de ocorrência dos eventos ou suas consequências;

IV - para os riscos que persistirem inaceitáveis, definição das ações de contingência para o caso de os eventos correspondentes aos riscos se concretizarem; e

V - definição dos responsáveis pelas ações de tratamento dos riscos e das ações de contingência.

Parágrafo único. A responsabilidade pelo Gerenciamento de Riscos compete àequipe de Planejamento da Contratação.

Art. 7º O Gerenciamento de Riscos materializa-se no documento Mapa de Riscos.

§1º O Mapa de Riscos deve ser atualizado e juntado aos autos do processo de contratação:

I - ao final da elaboração dos Estudos Preliminares, e

II - ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.

§2º Para elaboração do Mapa de Riscos poderá ser observado o modelo constante do Anexo III.

 

SEÇÃO IV

Do Projeto Básico ou Termo de Referência

 

Art. 8º O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado a partir dos Estudos Preliminares, do Gerenciamento de Risco e conforme as diretrizes constantes do Anexo IV.

§1º Cumpre àUnidade Solicitante a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, com o auxílio da Equipe de Planejamento.

§2º A Unidade Solicitante avaliará a pertinência de modificar ou não os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Risco, a depender da temporalidade da contratação.

Art. 9º O Projeto Básico ou Termo de Referência deve conter os seguintes elementos, sem prejuízo de outros que melhor atendam às especificidades e complexidades de cada objeto:

I - definição do objeto, de forma clara, concisa e objetiva;

II - justificativa da contratação, com a demonstração da necessidade administrativa a ser suprida e os benefícios advindos do futuro contrato;

III - quantidade inicial e final a contratar ou a registrar, conforme o caso;

IV –objetivo estratégico ao qual está vinculada a contratação;

V - previsão de apresentação de amostras, se necessária, com as devidas justificativas e critérios objetivos de julgamento;

VI - necessidade de vistoria por parte do licitante como condição para apresentar proposta, desde que devidamente justificada;

VII - local e condições de entrega ou forma de apresentação do produto ou de execução do serviço;

VIII - prazos de entrega do objeto, de início da execução e da vigência contratual;

IX - condições para recebimento do objeto;

X - garantias cabíveis;

XI - prazo e condições de pagamento;

XII - exigências relativas àcapacidade técnica do licitante, quando for o caso;

XIII - critérios de sustentabilidade ambiental, quando for o caso;

XIV - metodologia de execução, podendo-se adotar normas técnicas aplicáveis;

XV - obrigações do contratante e da contratada;

XVI - hipóteses de inexecução parcial ou total do contrato, com respectivas penalidades aplicáveis;

XVII - Instrumento de Medição de Resultados –IMR, quando for o caso;

XVIII - cronograma físico-financeiro, quando for o caso;

XIX - planilha detalhada de formação de preços, contendo custos unitários e total, com base na pesquisa de mercado, quando for o caso;

XX - indicação do modelo de gestão do contrato, quando for o caso;

XXI - identificação do solicitante, contendo nome e assinatura do responsável pela elaboração do projeto básico/termo de referência.

Art. 10. A Unidade Solicitante será responsável pelo acompanhamento da tramitação do processo de contratação até o efetivo recebimento do objeto.

 

SEÇÃO V

Do Plano de Contratações

 

Art. 11. O Plano de Contratações do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins deverá ser elaborado no exercício anterior ao ano de sua execução, pela SADOR, de modo a incluir todas as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos no Planejamento Estratégico do TRE-TO, excluídas as contratações da Tecnologia da Informação.

§1º O Plano de Contratações deverá conter, no mínimo:

I – o objeto da contratação;

II –a indicação das unidades demandantes;

III – os prazos de entrega dos Termos de Referência ou Projetos Básicos de cada uma das contratações pretendidas;

IV – a indicação da fonte de recurso, de acordo com a proposta orçamentária do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.

§2º O Plano de Contratações deverá ser submetido até o dia 30 (trinta) de novembro de cada ano ao COGETIC, que deliberará sobre as ações e os investimentos a serem realizados.

I – Se o Plano de Contratações for aprovado pelo COGETIC, deverá ser enviado ao Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins para ciência, demais providência e posterior encaminhamento à SADOR, para publicação na intranet/internet. Além disso, cópia do plano aprovado deverá ser enviada às demais Secretarias deste Regional, objetivando o acompanhamento e o controle conjunto de sua execução.

§3º O Plano de Contratações poderá ser revisado, sempre que necessário.

§4º O acompanhamento e o controle da execução do Plano de Contratações ficarão sob a responsabilidade da SADOR.

 

CAPÍTULO II

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 12. O cumprimento dessa Instrução Normativa não exclui a observância das demais normas pertinentes.

Art. 16. Ficam aprovados os anexos dessa Instrução Normativa: Modelo de Documento de Oficialização da Demanda –Anexo I; Diretrizes para elaboração dos Estudos Preliminares –Anexo II; Modelo de Mapa de Risco –Anexo III; e Diretrizes para elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico Anexo IV, para auxiliarem os requisitantes de contratações e aquisições neste Regional.

Art. 17. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Dê-se ciência. Publique-se e Cumpra-se.

Palmas, 06 de novembro de 2018.

 

Desembargador MARCO VILLAS BOAS

Presidente

Este texto não substitui o publicado no DJE-TRE-TO, nº 232, de.26 11 2018, p. 2-10

 

ANEXO I

Documento de Oficialização da Demanda (DOD)

 

 

Desembargador MARCO VILLAS BOAS
Presidente

 

ANEXO II

DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO DOS ESTUDOS PRELIMINARES

 

1. As contratações devem ser precedidas de Estudos Preliminares para análise da sua viabilidade e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.

 

2. São diretrizes gerais para a elaboração dos Estudos Preliminares:

 

a) Listar e examinar os normativos que disciplinam os serviços a serem contratados, de acordo com a sua natureza;

 

b) Analisar a contratação anterior, ou a série histórica, se houver, para identificar as inconsistências ocorridas nas fases do Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão do Contrato, com a finalidade de prevenir a ocorrência dessas nos ulteriores Termos de Referência ou Projetos Básicos;

 

3. São diretrizes específicas a cada elemento dos Estudos Preliminares as seguintes:

 

3.1. Para a identificação da necessidade da contratação:

 

a) Atentar que a justificativa da necessidade deve ser fornecida pela unidade solicitante da contratação.

 

3.2. Referência ao Planejamento Estratégico;

 

3.2. Requisitos da contratação:

 

a) Elencar os requisitos necessários ao atendimento da necessidade;

 

b) No caso de serviços, definir e justificar se o serviço possui natureza continuada ou não;

 

c) Incluir, se possível, critérios e práticas de sustentabilidade que devem ser veiculados como especificação técnica do objeto ou como obrigação da contratada;

 

d) Avaliar a duração inicial do contrato de prestação de serviços de natureza continuada, que poderá, ser superior a 12 meses, e justificar a decisão;

 

e) Identificar a necessidade de a contratada promover a transição contratual com transferência de conhecimento, tecnologia e técnicas empregadas;

 

f) Elaborar quadro identificando as soluções de mercado (produtos, fornecedores, fabricantes etc.) que atendem aos requisitos especificados e, caso a quantidade de fornecedores seja considerada restrita, verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, de modo a avaliar a retirada ou flexibilização destes requisitos.

 

3.3. Estimativas das quantidades:

 

a) Definir e documentar o método para a estimativa das quantidades a serem contratadas;

 

b) Utilizar informações das contratações anteriores se for o caso;

 

c) Incluir nos autos as memórias de cálculo e os documentos que lhe dão suporte;

 

d) Para os casos em que houver a necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, avaliar a inclusão de mecanismos para tratar essa questão.

 

3.4. Levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo e solução a contratar:

 

a) Considerar diferentes fontes, podendo ser analisadas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração;

 

b) Em situações específicas ou nos casos de complexidade técnica do objeto, poderá ser realizada audiência pública para coleta de contribuições a fim de definir a solução mais adequada visando preservar a relação custo-benefício;

 

3.5. Estimativas de preços ou preços referenciais:

 

a) Definir e documentar o método para estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais;

 

b) Incluir nos autos as memórias de cálculo da estimativa de preços ou dos preços referenciais e os documentos que lhe dão suporte;

 

3.6. Descrição da solução como um todo:

 

a) Descrever todos os elementos que devem ser produzidos/contratados/executados para que a contratação produza resultados pretendidos pela Administração;

 

3.7. Justificativas para o parcelamento ou não da solução:

 

a) O parcelamento da solução é a regra devendo a licitação ser realizada por item, sempre que o objeto for divisível, desde que se verifique não haver prejuízo para o conjunto da solução ou perda de economia de escala, visando propiciar a ampla participação de licitantes, que embora não disponham de capacidade para execução da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas;

 

b) Definir e documentar o método para avaliar se o objeto é divisível, levando em consideração o mercado fornecedor, podendo ser parcelado caso a contratação nesses moldes assegure, concomitantemente:

 

b.1) ser técnica e economicamente viável;

 

b.2) que não haverá perda de escala; e

 

b.3) que haverá melhor aproveitamento do mercado e ampliação da competitividade;

 

3.8. Demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis:

 

a) Declarar os benefícios diretos e indiretos que a Administração almeja com a contratação, em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos (por exemplo, diminuição do consumo de papel ou de energia elétrica), bem como, se for o caso, de melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.

 

3.9. Providências para adequação do ambiente do órgão:

 

a) Elaborar cronograma com todas as atividades necessárias à adequação do ambiente da organização para que a contratação surta seus efeitos e com os responsáveis por esses ajustes nos diversos setores;

 

b) Considerar a necessidade de capacitação de servidores para atuarem na contratação e fiscalização dos serviços de acordo com as especificidades do objeto a ser contratado;

 

c) Juntar o cronograma ao processo e incluir, no Mapa de Riscos, os riscos de a contratação fracassar caso os ajustes não ocorram em tempo.

 

3.10. Declaração da viabilidade ou não da contratação:

 

a) Explicitamente declarar que a contratação é viável ou que a contratação não é viável, justificando com base nos elementos anteriores dos Estudos Preliminares.

 

4. Sempre que for possível identificar os servidores que participarão da fiscalização do contrato, os quais poderão ser convidados a participar do Planejamento da Contratação.

 

Desembargador MARCO VILLAS BOAS

Presidente